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Comment Choisir sa solution de Gestion de Projet ?

J’ai développé l’habitude de travail seul, en autonomie, et cela sur plusieurs années. Cependant, il est de plus en plus difficile d’avancer en solo quand les projets deviennent ambitieux. Il devient alors indispensable de s’entourer et de travailler en équipe.

Quelles sont les meilleures manières de collaborer en équipe, notamment dans un contexte de télétravail généralisé ? (coronavirus oblige).

C’est ce que je vous présente dans cet article.

Une solution dématérialisée

Comme mon équipe s’agrandit, il nous a fallu repenser tous nos process et méthodes de travail, d’autant plus que nous travaillons tous à distance.

J’ai donc effectué de nombreuses recherches sur les outils existants, comme Visual Planning par exemple.

Ce qui est génial avec ce type d’outil, c’est que vous pouvez maintenant vous créer de manière visuelle, un vrai tableau de bord vous permettant d’avancer sur vos projets.

Grâce à ces outils, j’arrive à avoir les réponses à mes questions quand je travaille en équipe, à savoir « Qui fait quoi et pour quand ? ».

Qui fait quoi ? Pour quand ?

Cette question est le pilier de mon organisation en équipe quand on travaille en mode projet. J’en parle d’ailleurs dans mon dernier article ici.

Un des pires réflexes que l’on peut développer dans une dynamique collectif est cette fameuse phrase « il faut qu’on… ». C’est qui « il » ? Et faire ça quand ? La semaine prochaine ? Dans un mois ? Dans 2 ans ?

Tout est sujet à interprétation dans cette formule. D’où l’importance de choisir le bon outil qui impose un cadre permet d’éviter des malentendus, et d’avoir en un seul coup d’œil la réponse à la question « quoi fait quoi et pour quand ? ».

Les risques à ne pas « manager » ses projets

Aider les personnes à grandir grâce au projet, leur laisser de l’autonomie et les former pour grandir, sont des grands principes de leadership incontournable pour bien travailler en équipe. En revanche, faire du leadership ne dispense pas de faire du management.

Le management consiste à bien gérer les taches à réaliser de manière collective. C’est cette capacité à prendre des décisions, à suivre les membres de l’équipe pour que le projet avance dans les meilleures conditions. Cependant le management demande des outils, car ce sont eux qui permettent d’avoir une meilleure vision de « qui fait quoi et pour quand ». Il y a un vrai risque à ne pas bien manager son équipe et son projet.

Les enjeux d’une gestion de projets maitrisée sont nombreux. Voici mon retour d’expérience en la matière, des problèmes que j’ai rencontrés durant mes projets sur lesquels je n’étais pas bien outillé en termes de management :

  • Charge mentale énorme (car tout était dans ma tête plutôt que dans un outil externe)
  • Confusion et malentendus, générant des frustrations et de la perte de temps (« je pensais que c’était toi qui le faisais », « pourquoi ce n’est pas fait… »).
  • Communication inefficiente avec grosses pertes de temps (échanges de mails à répétitions, réunions inutiles, etc.).
  • Manque d’efficacité globale.

C’est pour cette raison que la gestion de projet fait partie de mes priorités absolues, car toutes l’équipe est concernée. Un problème dans la manière de gérer le projet et c’est toute l’équipe qui est directement impactée.

Mais au-delà de l’outil, il y a également les habitudes et le mindset.

Habitudes et Mindset pour réussir un projet collectivement

L’habitude #1 qui est le pilier de mon équipe : le rendez-vous de Mastermind hebdomadaire.

Comme je l’explique dans mon programme Soft Skills 2.0 sur Jerome-Hoarau.com, ce rendez-vous qui a lieu tous les lundis matin à 8h30 permet de :

  • Clarifier le mindset de chaque membre de l’équipe
  • Clarifier les trois priorités de la semaine de chaque membre
  • Partager de nouveaux outils, pratiques ou retours d’expérience pour progresser
  • Faire de l’amélioration continue dans sa manière de fonctionner au quotidien

Grâce à ces échanges, nous avons tous pu grandir ensemble tout en faisant grandir nos projets.

 

Et vous, quelles sont les solutions que vous avez mises en place de votre côté ?

 

A bientôt !

 

Jérôme

Par Jérôme HOARAU

Jérôme Hoarau est expert en soft skills (Jerome-Hoarau.com) et est co-organisateur du championnat de France officiel de Lecture Rapide et de Mind Mapping. Il est également compétiteur international en sport du cerveau. Il a obtenu plusieurs titres tels que :
- Champion du monde de Mind Mapping
- Champion du Royaume-Uni de Mind Mapping
- Vice-champion du Royaume-Uni en Lecture Rapide
Il est le co-auteur des livres "Soft Skills" et "Le Réflexe Soft Skills" publiés aux Editions Dunod. I
Il est le co-fondateur du site LesIntelligences.com, proposant des synthèses complètes et opérationnelles des meilleurs livre d'entrepreneuriat et de développement personnel, et co-fondateur du site PassiondApprendre.com.

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