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L’efficacité énergétique humaine : un enjeu d’efficacité professionnelle

Un entrepreneur a besoin d’énergie pour créer, comme une maison a besoin d’énergie pour se réchauffer. Il est donc important de savoir gérer et économiser au mieux cette énergie pour entreprendre dans la durée.

L’image que vous voyez ci-dessus fait partie de la présentation de l’atelier en ligne que j’ai donné sur le thème de l’énergie entrepreneuriale dont vous pouvez accéder au replay en cliquant sur le bouton ci-dessous :

Replay Atelier Energie Entrepreneuriale

Mon message était le suivant : comprenez et gérez votre énergie entrepreneuriale comme vous gérez l’efficacité énergétique de votre maison. Vous n’aimez pas les factures astronomiques à cause de votre chauffage en hiver ? J’imagine que vous n’aimez pas non plus le burn-out (ou l’épuisement professionnel).

Ce qui vous énergise et ce qui vous épuise

Comme je l’expliquais pendant mon atelier, pour booster votre efficacité énergétique (et donc votre efficacité professionnelle), il est important e bien comprendre ce qui vous pompe de l’énergie et ce qui vous en donne.

Pour cela, prennez un temps de réfléxion pour mettre tout cela sur papier. Pensez aux situations qui vous épuisent et pendant lesquelles (ou à la suite desquelles) vous n’avez plus l’envie et la motivation d’agir. Voici quelques exemples « en vrac » de situations qui me désernégisent :

  • les conflits interpersonnelles,
  • le manque de nouveautés et de challenges,
  • le manque de sommeil,
  • une mauvaise alimentation,
  • trop de pression et de stress,

Et vous quelles sont vos sources de perte d’énergie ?

Une fois que vous avez composé votre liste, vous pouvez associer à chaque situation un réflexe ou une technique pour éviter de perdre de l’énergie dans ces moments, ou encore mieux, prendre une décision pour éviter de revivre ces moments dévitalisants.

Une fois cette étape effectuée, passez à la liste des situations qui vous donnent de l’énergie et vous motivent. Voici quelques exemples qui fonctionnent pour moi :

  • de la musique qui booste,
  • des petites victoires,
  • partager un moment agréable et stimulant avec d’autres personnes motivantes,
  • rire,
  • faire du sport régulièrement,

Une fois cette liste mise en place, réfléchissez à comment créer plus de moments énergisants comme ceux listés dans votre vie de tous les jours. Prennez des décisions fortes pour impulser ces « coups de boost » réguliers dans votre vie.

Energie entrepreneuriale et efficacité professionnelle

Cette gestion de votre énergie entrepreneuriale est une forme d’efficacité professionnelle car c’est grâce à cette énergie que vous pouvez agir. Or, l’efficacité repose sur votre capacité à atteindre un résultat qui n’est obtenu généralement que par une action.

L’efficacité professionnelle doit être selon moi une priorité absolue pour un entrepreneur, car ce dernier est au centre de son projet. Comment peut-il le porter sans son énergie entrepreneuriale, même s’il a tout le reste pour avancer ?

C’est motivé par cette vision que j’ai co-créé une formation certifiante en Efficacité Professionnelle intitulée « Boostez votre efficacité professionnelle grâce aux soft skills ». Cette formation repose à la fois sur un parcours de formation en vidéo complet, une plateforme d’échanges et d’entraide, un accompagnement collectif par visioconférence et de séances de coaching individuelles. A la fin de cette formation, un certificat sera remis (ce qui pourra donner une valeur supplémentaire à votre CV).

Pour en savoir plus, je vous invite à visiter le lien suivant :

http://www.pourquoi-entreprendre.fr/spocefficacitepro

Booster son efficacité professionnelle avec les soft skills

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3 techniques de gestion collaborative des tâches

Quels sont les meilleurs outils et techniques pour travailler en équipe ? Dans ce nouvel article, je vous présente trois techniques que j’utilise (ou que j’ai utilisées) pour travailler de manière collaborative avec mes associés et autres partenaires commerciaux :

  • la méthode Kanban
  • le diagramme de Gantt
  • la simplicité

La méthode Kanban (à faire, en cours, fait)

Kanban gestion tache collective

C’est l’une des méthodes les plus utilisées pendant les Startup Weekends pour le travail en équipe : c’est clair, visuel et simple à utiliser.

La méthode :

  1. Vous créez une liste de tâches à réaliser. Ces tâches n’étant pas encore « faites » sont dans la première colonne à gauche, « A faire ».
  2. Une personne ou un groupe de personnes choisit une tâche à réaliser. La tâche concernée change de colonne de « A faire » vers « En cours ».
  3. Une fois la tâche complétée, elle change de colonne, de « En cours » à « Faite ».

Les principes clefs :

  • Jamais plus de 3 tâches en cours en même temps.
  • Faites attention aux « fausses tâches » (créer un site internet n’est pas une tâche mais un projet composé de plusieurs tâches).
  • Faites en sorte que vos tâches soient très spécifiques et très claires.
  • Affichez vos tâches sur un tableau ou un mur (avec des post-it par exemple) pour que toute l’équipe voie l’avancée des travaux.

 Kanban startup weekend

Bien entendu vous pouvez utiliser cette technique en « solo », sans forcement être dans le cadre de travail d’équipe.

Le diagramme de Gantt

Le diagramme de Gantt est un incontournable de la gestion de projet. Il s’agit d’une technique très visuelle permettant d’avoir de visu la temporalité d’un projet et de l’avancée de tâches.

Gantt gestion tache collective

Le plus pratique généralement pour cet outil reste un logiciel car vous pouvez être très précis en termes de « deadline » avec des dates spécifiques et des enchainements (une action en entrainant une autre par exemple).

En plus vous pouvez interagir avec les autres membres du groupe comme le propose la solution Planzone par exemple. D’ailleurs Planzone ne s’en arrête pas là avec de nombreuses fonctionnalités allant plus loin dans le travail collaboratif (wikis, agendas, discussions, documents partagés, …). Personnellement, sans ce type de logiciel ou d’outils, je ne sais pas comment je pourrais travailler avec mes associés que ce soit avec creapreZent ou La-Semaine.com.

Les principes clefs :

    • Laissez-vous une marge de manœuvre en termes de timing car rien ne se passe comme prévu (cf. l’image ci-dessous).

  • Ne faites pas trop de tâches en même temps, car comme l’explique le docteur Christophe André dans une conférence à laquelle j’ai assisté, le cerveau. humain n’est pas fait pour le multitâches, c’est un mythe (même pour les dames).
  • Définissez très clairement « qui fait quoi », le rôle de chaque personne dans l’équipe.
  • Faites attention à ce que l’outil reste à votre service, et non pas vous au service de l’outil.

Le maître mot : simplicité

Après avoir testé de nombreux outils comme le MindMap aussi par exemple, je me rends compte qu’il y une chose qui revient toujours : la simplicité. Plus c’est simple, plus c’est facile à organiser et donc fluide. Voici les trois clefs de la simplicité en termes de travail collaboratif selon moi :

  • intention
  • clarté
  • minimalisme

simplicité gestion tache collective

Intention : Quelle est l’intention cachée derrière la tâche ou le projet ?

  • Pourquoi faire ça ? (quelle est la source de motivation profonde)
  • Pour quoi faire ça ? (quelle est la finalité de cette tâche ou de ce projet)

En clarifiant votre intention, la tâche aura plus de sens et sera aussi plus motivante à réaliser.

Clarté : Est-ce que la tâche à effectuer est très claire pour tout le monde ?

Pour clarifier une tâche, voici quelques questions à vous poser :

  • Qui s’en occupe ?
  • Pour qui ?
  • De quelle manière (comment) ?
  • Pour quand (deadline) ?
  • Où (lieu) ?
  • Pourquoi (cf. l’intention) ?
  • Pour quoi (cf. l’intention) ?

Minimalisme : less is more (moins il y a, plus l’impact est grand).

Voici la question à poser pour chaque tâche ou chaque information que vous communiquez pour être dans cette dynamique de minimalisme :

  • Est-ce que c’est essentiel ? (si oui conserver, si non supprimer)

En procédant ainsi, vous supprimez le superflu pour ne conserver que l’essentiel.

J’espère que cet article vous a été utile. Que pensez-vous de ces outils ?

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Des réflexes de leader pour mieux gérer ses tâches d’entrepreneur

Le piège de l’entrepreneur est de vouloir être productif à tout prix. Or la productivité est la capacité à réaliser le plus grand nombre de tâches, quelque soit leur valeur ajoutée. Vous pouvez donc être productif à répondre à de nombreux mails en une journée, sans que cela ne vous fasse avancer dans votre projet. Vous perdez donc de l’énergie car vous en utilisez sans vraiment avancer.

La gestion des tâches fait donc partie de ces soft skills clés du Leader Entrepreneur car elle permet de faire les bons choix pour sortir de la productivité et entrer dans l’efficacité. L’exercice de la gestion des tâches vous fait cultiver des compétences de leadership telles que :

  • gestion des priorités ;
  • prise de décision ;
  • discipline ;
  • motivation ;
  • confiance en soi ;

Voici la vidéo dans laquelle je vous propose une technique de leadership et de coaching pour vous accompagner dans votre capacité à mieux gérer vos tâches d’entrepreneur :

[youtube id= »erM6W-6yVdU » width= »700″ height= »450″]

Organiser et regrouper ses tâches pour plus de clarté

Voici les étapes que je vous propose de suivre pour mieux organiser vos tâches :

  1. Distinguer les tâches importantes des tâches peu importantes en surlignant celles prioritaires ;
  2. Ajouter une échéance à chaque tâche importante pour les prioriser dans le temps (où est l’urgence) ;
  3. Eliminer (nettoyer) les tâches superflues en les « archivant » ou en les réalisant si elles vous demandent moins de deux minutes pour les réaliser ;
  4. Surlignez les tâches réalisées (d’une autre couleur que les tâches importantes) pour voir vos avancées.

En procédant de cette manière vous simplifiez votre liste de tâches en la rendant plus claire. Cette simplification (vraie compétence de leader) vous permet de gagner en sérénité et en motivation. Vous enclenchez un cercle vertueux d’efficacité.

Attention aux fausses tâches

J’ai pu remarquer à travers les ateliers que je donne ou les coachings que je propose qu’il est facile de confondre une tâche avec un projet. Par exemple, faire un site internet n’est pas une tâche mais un groupe de tâches.

Ces « fausses tâches » sont terribles pour la motivation : trop lourdes et longues à réaliser, elles découragent et provoquent la perte de motivation.

Quand vous êtes dans votre leadership d’entrepreneur vous devez simplifier et clarifier. Par conséquent soyez attentif à ces fausses tâches et lorsque vous en rencontrez dans votre To Do liste, essayez d’identifier toutes les tâches impliquées. Par exemple, pour la fausse tâche « faire le site internet », décomposez toutes les tâches composant ce projet :

  • identifier le nom
  • créer le logo
  • choisir les couleurs
  • construire la structure du site

Ce sera beaucoup plus clair et pragmatique.

Autres réflexes de leadership pour la gestion des tâches

Voici d’autres réflexes en plus de ceux cités plus haut pour gagner en efficacité :

  • Dès que vous faites face à une nouvelle tâche, si elle peut-être réalisée en moins de deux minutes, faites la de suite ou plus tard dans la journée. Mais surtout ne les accumulez pas.
  • Dédiez au moins 5 minutes par jour à des tâches en rapport avec votre grand projet pour être sûr de le faire avancer petit à petit et de ne pas l’oublier en ayant la « tête dans le guidon ».
  • Commencez vos journées par la tâche la plus importante et avec la plus grande valeur ajoutée (ne commencez pas par vérifier vos mails et réseaux sociaux).

Des outils supplémentaires pour son efficacité au quotidien

Les soft skills sont primordiales pour bien gérer ses tâches. Sans elles, vous pouvez avoir tous les outils de productivité du monde, cela ne vous garantira pas de l’efficacité et du leadership.

En revanche, une fois ces compétences de leader cultivées (ou en cours de culture), vous pouvez vous reposer sur des outils qui vous aideront à aller encore plus loin.

Il existe des outils de travail collaboratif et online comme Google Doc et Evernote qui sont devenus presque incontournables pour les personnes travaillant en équipe à distance. Mais au delà de ces outils, si vous êtes un travailleur indépendant dans le domaine des services, vous pouvez utiliser d’autres outils qui vous faciliteront la vie comme ClicRDV, une solution de prise de rendez-vous en ligne. Cet outil que je viens de découvrir permet de gérer ses rendez-vous en économisant des échanges de mails ou de coup de téléphone très chronophage.

Bien entendu il existe encore une multitude d’autres outils vous facilitant votre gestion des tâches et augmentant votre efficacité.

Que pensez-vous de ces réflexes pour améliorer votre capacité à gérer vos tâches et à déployer votre leadership dans votre aventure entrepreneuriale ?

N’hésitez pas à partager cet article autour de vous si vous pensez que ces conseils peuvent aider d’autres personnes.

 

 

 

Outils et conseils pour l’efficacité en gestion de projet

Un entrepreneur avance souvent en mode projet, surtout s’il travaille en équipe (avec des associés, des employés ou des partenaires). Développer des compétences de Leader Entrepreneur lui sera très utile pour optimiser la gestion de ses projets comme :

  • la vision
  • la gestion du temps et de l’énergie
  • la motivation
  • la pédagogie
  • la communication orale et écrite
  • l’empathie

Ces soft skills sont importantes pour optimiser la gestion d’un projet et elles peuvent être boostées grâce à des outils appropriés.

Dans cet article, vous verrez comment la vision, les membres du projet, la définition de leur rôle et les outils sont quatre éléments essentiels à la construction et à la gestion d’un projet.

Définir la vision du projet

 Imaginez une équipe de foot dont les joueurs ne savent pas :

– la raison pour laquelle ils sont rassemblés dans l’équipe dans laquelle ils jouent

– où est le but dans lequel ils doivent marquer

Quelles sont les chances que cette équipe gagne son match ? Très faibles n’est-ce pas ?

Il en va de même dans la gestion de projet. Comme je l’enseigne dans mes formations et mes conférences, la vision d’un projet peut se traduire à travers la flèche du « sens » :

fleche du sens

Construire la vision d’un projet peut se faire grâce à cette flèche :

– le pourquoi définit la raison d’être, la source de motivation intrinsèque au projet (la raison d’être d’une équipe de football par exemple)

– le pour quoi définit le but, la direction à prendre de manière collective

Une fois cette flèche de sens, cette vision définit, elle permettra aux membres de l’équipe de se mettre d’accord, de se synchroniser pour avancer sans ambiguité.

Définir les rôles des membres du projet

La gouvernance d’une entreprise ou d’un projet consiste à bien définir les rôles de chaque personne (ou groupe de personnes) impliquées dans le projet.

La définition des rôles peut reposer sur trois éléments : les vouloirs, les devoirs et les pouvoirs,…

Les vouloirs

Qu’est ce que chaque personne du groupe aime faire ? De quoi a-t-elle envie ? Qu’est ce qui la motive ?
Quand une personne fait ce dont elle a envie, ce qu’elle veut, elle est plus motivée et a donc plus d’enthousiasme et d’énergie pour agir. La personne est alors alignée, ce qui optimise son énergie entrepreneuriale.

D’où l’importance de faire en sorte que chaque personne soit alignée avec ses « vouloirs » dans le projet.

Les devoirs

Dans la définition des rôles et des territoires dans le projet, quels sont les engagements que devront respecter chaque membre pour que le projet puisse avancer dans de bonnes conditions ? Comment vérifier si les engagements seront bien tenus ? Est-ce que c’est clair pour tout le monde du sens de chaque « devoir » pour que les responsabilités affectées aient du sens pour l’équipe ?

Les pouvoirs

Imaginez une équipe de football dans laquelle chaque joueur peut bloquer une décision pour l’équipe car chaque décision doit être prise à l’unanimité ? Peu d’actions naitraient dans cette situation. Pour un projet, c’est la même chose. Comment les prises de décision sont elles organisées pour le bien du projet ?

Qui a quel pouvoir dans l’équipe ? Est-ce que les pouvoirs sont distribués et organisés de manière juste et pertinente pour le projet ?

Partager les tâches entre les membres

Maintenant que vous avez défini le projet et organisé les membres pour que tout avance de manière harmonieuse et efficace, la phase action (ou plan d’action) peut-être mise en place. C’est alors que commence la construction de la liste des tâches.

Quoi faire ? Voilà la question clef de cette étape. Mais cette question ne fera pas bien avancer les choses si on ne sait pas « qui fait quoi ».

A la question « quoi faire » doit être ajoutée la question « qui fait quoi » et que l’affectation des tâches soit harmonieuse avec les vouloirs, les devoirs et les pouvoirs de chacun.

Wimi : un bel outil de gestion de projet collaborative

Cet article m’a été inspiré par un outil de gestion de projet que j’utilise récemment : Wimi.

Il s’agit d’un outil de gestion de projet collaboratif, avec espace de stockage dans le cloud. Il est très intéressant car vous pouvez :

– définir les rôles de chaque personne en lui permettant l’accès aux informations que vous choisissez (si vous êtes le chef de projet)

– gérer vos tâches et vos agendas

– partager des fichiers protégés

D’ailleurs ils font une opération très intéressante en ce moment :

1000 wimi

Pour en profiter, c’est très simple :

 – Vous devez avoir moins de 28 ans

– Vous avez une jeune entreprise ou un projet de création

– Alors allez sur cette page pour réclamer votre accès gratuit à ce service pendant 1 an (valeur de 1000 euros)

Et si vous souhaitez aller encore plus loin, vous pouvez encore rejoindre mon programme d’accompagnement et de coaching entrepreneurial pour devenir le Leader Entrepreneur que vous voulez être.

accompagnement leader entrepreneur

Mieux vaut un travail imparfait fait qu’un travail parfait pas fait

Cette phrase m’est venue à l’esprit quand je réfléchissais à l’équilibre entre efficacité et qualité.

En cherchant la perfection, l’excellence, nous ralentissons le processus de mise en action.

A contrario, en voulant aller trop vite, dans l’action, nous augmentons le risque d’erreurs potentielles et donc baissons la qualité du résultat que l’on veut obtenir. Cette recherche d’équilibre peut donc être très frustrante…

Accepter les erreurs, refuser la médiocrité

Comme nous en avions discuté lors d’une précédente webconférence sur l’entrepreneuriat post-conventionnel, le risque zéro n’existe pas. Le statu-quo est une situation risquée en elle même car le monde avance quoiqu’il arrive (avec ou sans vous). C’est pour cette raison qu’il faut accepter l’idée que les erreurs et les échecs seront toujours présents, quoique l’on fasse. L’important sera de savoir construire avec ces risques, erreurs et échecs pour rester dans une dynamique de construction évolutive et « améliorative ». C’est ça la clef de l’efficacité, en acceptant de faire des choses imparfaites tout en cherchant à les perfectionner.

Accepter les erreurs et refuser la médiocrité pour créer des choses concrètes améliorées au fil du temps. C’est l’esprit du LEAN Startup également, dans un processus itératif (on bâtit en avançant).

Certaines entreprises ont compris l’importance de vivre avec les risques, tout en les gérant. C’est le cas de de startups devenues grandes qui ont lancé leur « Minimum Viable Product » (MVP ou Produit Minimum Viable) en ayant conscience de leur imperfection mais avec l’intention de le perfectionner. J’admire également la démarche et la résilience d’Alexandre Bortolotti et d’Harold Paris qui sont dans cette dynamique à travers leurs différents projets.

D’autres entreprises n’ont pas hésité à aider d’autres sociétés à gérer leurs risques lorsque ces derniers sont trop engageants voir dangereux (comme dans le secteur du bâtiment ou de la recherche biologique par exemple). Voyez par exemple l’entreprise Winlassie qui propose des des logiciels de gestion des risques et un logiciel pour les documents uniques pour ce type d’entreprises à haute responsabilité sociétale ou environnementale.

Créer dans l’imparfait n’est pas agir avec médiocrité

Lorsque l’on cherche à être efficace en acceptant l’imperfection mais en cherchant à perfectionner, le travail produit reste de qualité. D’ailleurs c’est souvent grâce à l’action que l’on progresse et que l’on arrive à augmenter la qualité de son travail. La réflexion pure ne permet pas d’augmenter en compétences dans ce sens. Finalement, créer des choses imparfaites permet de réaliser des choses de meilleure qualité à long terme qu’une quête de la perfection avant la création.

Etes-vous d’accord avec cette phrase ? Si oui, je vous invite à le faire savoir sur vos réseaux sociaux en partageant l’image ci-dessous :

parfait imparfait