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Le piège de l’entrepreneur est de vouloir être productif à tout prix. Or la productivité est la capacité à réaliser le plus grand nombre de tâches, quelque soit leur valeur ajoutée. Vous pouvez donc être productif à répondre à de nombreux mails en une journée, sans que cela ne vous fasse avancer dans votre projet. Vous perdez donc de l’énergie car vous en utilisez sans vraiment avancer.
La gestion des tâches fait donc partie de ces soft skills clés du Leader Entrepreneur car elle permet de faire les bons choix pour sortir de la productivité et entrer dans l’efficacité. L’exercice de la gestion des tâches vous fait cultiver des compétences de leadership telles que :
- gestion des priorités ;
- prise de décision ;
- discipline ;
- motivation ;
- confiance en soi ;
Voici la vidéo dans laquelle je vous propose une technique de leadership et de coaching pour vous accompagner dans votre capacité à mieux gérer vos tâches d’entrepreneur :
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Organiser et regrouper ses tâches pour plus de clarté
Voici les étapes que je vous propose de suivre pour mieux organiser vos tâches :
- Distinguer les tâches importantes des tâches peu importantes en surlignant celles prioritaires ;
- Ajouter une échéance à chaque tâche importante pour les prioriser dans le temps (où est l’urgence) ;
- Eliminer (nettoyer) les tâches superflues en les « archivant » ou en les réalisant si elles vous demandent moins de deux minutes pour les réaliser ;
- Surlignez les tâches réalisées (d’une autre couleur que les tâches importantes) pour voir vos avancées.
En procédant de cette manière vous simplifiez votre liste de tâches en la rendant plus claire. Cette simplification (vraie compétence de leader) vous permet de gagner en sérénité et en motivation. Vous enclenchez un cercle vertueux d’efficacité.
Attention aux fausses tâches
J’ai pu remarquer à travers les ateliers que je donne ou les coachings que je propose qu’il est facile de confondre une tâche avec un projet. Par exemple, faire un site internet n’est pas une tâche mais un groupe de tâches.
Ces « fausses tâches » sont terribles pour la motivation : trop lourdes et longues à réaliser, elles découragent et provoquent la perte de motivation.
Quand vous êtes dans votre leadership d’entrepreneur vous devez simplifier et clarifier. Par conséquent soyez attentif à ces fausses tâches et lorsque vous en rencontrez dans votre To Do liste, essayez d’identifier toutes les tâches impliquées. Par exemple, pour la fausse tâche « faire le site internet », décomposez toutes les tâches composant ce projet :
- identifier le nom
- créer le logo
- choisir les couleurs
- construire la structure du site
- …
Ce sera beaucoup plus clair et pragmatique.
Autres réflexes de leadership pour la gestion des tâches
Voici d’autres réflexes en plus de ceux cités plus haut pour gagner en efficacité :
- Dès que vous faites face à une nouvelle tâche, si elle peut-être réalisée en moins de deux minutes, faites la de suite ou plus tard dans la journée. Mais surtout ne les accumulez pas.
- Dédiez au moins 5 minutes par jour à des tâches en rapport avec votre grand projet pour être sûr de le faire avancer petit à petit et de ne pas l’oublier en ayant la « tête dans le guidon ».
- Commencez vos journées par la tâche la plus importante et avec la plus grande valeur ajoutée (ne commencez pas par vérifier vos mails et réseaux sociaux).
Des outils supplémentaires pour son efficacité au quotidien
Les soft skills sont primordiales pour bien gérer ses tâches. Sans elles, vous pouvez avoir tous les outils de productivité du monde, cela ne vous garantira pas de l’efficacité et du leadership.
En revanche, une fois ces compétences de leader cultivées (ou en cours de culture), vous pouvez vous reposer sur des outils qui vous aideront à aller encore plus loin.
Il existe des outils de travail collaboratif et online comme Google Doc et Evernote qui sont devenus presque incontournables pour les personnes travaillant en équipe à distance. Mais au delà de ces outils, si vous êtes un travailleur indépendant dans le domaine des services, vous pouvez utiliser d’autres outils qui vous faciliteront la vie comme ClicRDV, une solution de prise de rendez-vous en ligne. Cet outil que je viens de découvrir permet de gérer ses rendez-vous en économisant des échanges de mails ou de coup de téléphone très chronophage.
Bien entendu il existe encore une multitude d’autres outils vous facilitant votre gestion des tâches et augmentant votre efficacité.
Que pensez-vous de ces réflexes pour améliorer votre capacité à gérer vos tâches et à déployer votre leadership dans votre aventure entrepreneuriale ?
N’hésitez pas à partager cet article autour de vous si vous pensez que ces conseils peuvent aider d’autres personnes.
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