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Comment préparer une réunion efficacement ?

Cet article a été rédigé par la Fanny Maillier (chef de projet freelance) pour Soft Skills Magazine.

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Spécialiste de la gestion de communautés, Fanny Maillier partage avec nous ses retours d’expérience en matière d’animation de réunions efficaces.

A quoi sert une réunion (tout en évitant de tomber dans la « réunionite ») ?

La typologie d’une réunion va dépendre de l’objectif visé par l’organisateur. Une réunion peut donc servir à plusieurs choses. Par exemple : 

●  Partager le même niveau d’information entre membres d’une équipe

●  Travailler en groupe, créer, “brainstormer”

●  Prendre une/des décision(s)

Elle peut aussi servir de “check point” dans un agenda ; pour faire un point et se dire que tout se passe comme prévu. Ou alors au contraire, pour identifier les points de blocage, trouver des solutions ensemble et demander de l’aide à ses collègues.

Avoir ce point de rencontre permet également d’engager les membres d’une équipe, les partenaires autour d’un projet commun. En sollicitant un échange, chacun est mis à contribution et participe à l’avancement du projet.

Cela amène une dose de contact humain qui est pour moi indispensable dans la gestion d’un projet. 

Enfin, je crois profondément que monter une réunion, c’est un peu comme les antibiotiques : ce n’est pas systématique ! Et je reviendrai sur ce point plus tard. Toutefois en fonction des objectifs, voir les personnes (en présentiel c’est mieux, en visioconférence c’est bien aussi) est essentiel. Premièrement parce que les écrits (mails, SMS,…) peuvent parfois être mal exprimés et/ou interprétés. Deuxièmement, parce que nous communiquons beaucoup avec notre langage non verbal : nos postures, notre gestuelle, les expressions de notre visage,… Lui aussi fait passer des messages. Ainsi, avoir un échange oral, en direct avec les participants pendant une réunion a le bénéfice de s’assurer que les bons messages ont été transmis et compris par tous ! 

Une réunion c’est un peu comme les antibiotiques: ce n’est pas systématique!

Qu’est ce qui augmente le risque « d’échecs » d’une réunion de travail ?

Très simplement, une réunion mal préparée a toutes les chances de ne pas bien se passer. Ou tout du moins, de faire perdre du temps à tout le monde. 

Selon moi, il faut être vigilant sur 4 grands points : 

1.  Le manque de clarté sur l’ordre du jour et les objectifs : il doit être précis et partagé en amont à tous les participants. Quels sont les objectifs de la réunion ? Avec quelles informations et décisions dois-je sortir de ma réunion ? De quels documents ai-je besoin pour mener au mieux les échanges ? 

2.  La réunion “conférence” : les participants doivent se sentir engagés dans le déroulé de la réunion, les échanges et le suivi du projet. Si l’organisateur adopte une posture de partage des informations (“je parle, vous écoutez”), il va perdre l’intérêt et l’implication de ses collègues, c’est inévitable 

3.  Le choix des participants : pas assez ou trop. L’équilibre est à trouver quant au nombre de participants à la réunion. Dans chaque extrême, la réunion peut devenir inefficace et faire perdre du temps à tout le monde

4.  Le “double tasking” : c’est l’un des risques que j’identifie en ricochet à tous les points précédents. Je me suis, comme tout le monde je pense, déjà trouvée dans cette situation : être sur mon téléphone ou ordinateur pendant une réunion et me retrouver à faire autre chose. Toutefois, ce risque peut être évité avec la mise en application de quelques bonnes pratiques.

Justement, quelles sont les bonnes pratiques pour bien préparer une réunion ?

UNE PRÉPARATION AMONT CLAIRE ET PRÉCISE

❏  L’ordre du jour est à intégrer dans l’invitation envoyée aux participants. Il énumère clairement les objectifs de la réunion. Ma devise personnelle : pas d’ordre du jour clair = pas de réunion

❏  S’il est possible de partager en amont aux participants les documents, présentations utilisés pendant la réunion, je trouve que c’est un vrai plus. Cela permet à tous de prendre connaissance des informations et de préparer les éventuels questions et idées

❏  Enfin, je suis sensible à l’aspect “logistique” d’une réunion ; à checker idéalement la veille  : une salle propre et rangée, le matériel nécessaire à disposition (post it, stylos qui fonctionnent, paperboard, feuilles de brouillon si nécessaire,…) et surtout, les essais des connectiques et des outils digitaux utilisés pendant la réunion.

Cette bonne pratique peut paraître évidente. Et pourtant, je remarque qu’elle est souvent réalisée en dernière minute. Ce qui est une source de stress facilement évitable

L’ENGAGEMENT ACTIF DES PARTICIPANTS

❏  Les rôles et responsabilités de chacun doivent être partagés en amont. S’il est possible de solliciter l’aide d’autres participants dans le déroulé, c’est un sacré plus pour le travail d’équipe !

❏  Le leader de la réunion est en charge de l’organisation globale, la coordination des personnes et de l’atteinte des objectifs

❏  Le gardien du temps : demandez à un participant d’être garant du temps. C’est grâce à lui que la réunion avance et surtout qu’elle ne dépasse pas l’horaire de fin accepté par tous ! 

❏  Le scribe : un autre participant retranscrit les échanges pour les compiler dans le compte-rendu envoyé à tous en fin de réunion. La prise de note peut d’ailleurs être projetée sur écran en temps réel.

  Et en fonction du type de réunion, un autre participant peut se charger de la présentation projetée ou encore de l’ice-breaker en début de réunion

❏  Enfin, je trouve intéressant de capitaliser sur les appétences des participants. Un collègue est formé au mind mapping ? Une collègue est fan de sketchnoting ? Une autre adore animer des groupes de travail ? Pourquoi ne pas intégrer leurs compétences dans le déroulé de la réunion ?  Les participants se sentent valorisés et sont, de ce fait, plus engagés 

CHOIX DES PARTICIPANTS

Dernière bonne pratique qu’il me semble important d’adresser. Pour ne pas faire perdre de temps aux participants et être efficace dans la conduite d’une réunion, veillez à bien choisir le nombre de participants : pas de réunions où 2 pizzas ne nourrissent pas tout le monde autour de la table, selon Jeff Bezos ! Donc je porte une attention particulière aux participants et je les invite en fonction de : 

–  Leur implication dans le projet

–  Leur “hiérarchie” ou pouvoir de décision

–  Leur(s) compétence(s) et expertise(s), celle(s) dont le projet a besoin

Quelles astuces pouvez-vous partager pour rendre vivante une réunion d’équipe ?

1. Premier point essentiel : j’adore avoir une boisson qui m’accompagne pendant ma journée de travail. Et en particulier pendant les réunions où on parle souvent beaucoup. toute la journée. Du coup, pensez à prévoir des bouteilles d’eau (réutilisable, en verre pour l’éco responsabilité !) et pourquoi pas du café et de l’eau chaude si la réunion est plus longue. Cela apporte un degré de convivialité que j’apprécie toujours 

2. Ensuite, un ice breaker est toujours le bienvenue au début / au milieu d’une réunion. Le choix du type de “briseur de glace” va dépendre : 

❏ De l’objectif de la réunion et des besoins : apprendre à se connaître, à s’écouter, se mettre en mode créatif, travailler en groupe, bouger (surtout si c’est après le déjeuner et que l’on est en phase de digestion !)

❏ Du degré de familiarité avec les participants. Pourquoi ne pas commencer par un tour de table sur la bonne nouvelle ou l’anecdote de la semaine pour chacun ?

Internet regorge d’idées sympathiques. Il est également possible de faire un ice-breaker même si la réunion est en visioconférence.

3. En ce qui concerne le “style” à adopter, une réunion debout ou en marchant apporte beaucoup de dynamisme. Cela rend les échanges également plus efficace et synthétique

4. Enfin, j’utilise très régulièrement des outils interactifs et collaboratifs pour l’animation de réunion. Ils me sont d’ailleurs indispensables pour l’animation de réunion à distance. Yellow, Klaxoon, Beekast, Jubiwee, Slido,… Il en existe beaucoup avec des fonctionnalités différentes. Attention toutefois à ce que l’outil utilisé serve vraiment les objectifs de la réunion et à ne pas amener de la complexité en multipliant les outils.

A propos de Fanny Maillier

Freelance, j’accompagne mes partenaires dans la création et l’animation de contenus ainsi que l’animation de communautés.

Passionnée par les problématiques environnementales et sociétales, l’intelligence collective,  je m’engage dans des projets à fort impact positif.

A ce titre, j’anime une communauté autour du #zerowaste dans laquelle je partage notamment ma quête de sens au travers de l’écologie.

Par Jérôme HOARAU

Jérôme Hoarau est conférencier en soft skills (Jerome-Hoarau.com) et est co-organisateur du championnat de France officiel de Lecture Rapide et de Mind Mapping. Il a obtenu plusieurs titres de sport du cerveau tels que :
- Champion du monde de Mind Mapping 2018
- Champion du Royaume-Uni de Mind Mapping 2019
- Vice-champion du Royaume-Uni en Lecture Rapide 2019
Il est le co-auteur des livres "Les Gentils aussi méritent de réussir" (Alisio) et de "Soft Skills (Dunod). Il a également co-fondé le site PassiondApprendre.com.

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