Organisez vos collaborateurs en respectant votre budget communication

Depuis quelques années vous avez créé votre entreprise et vous atteignez enfin la phase de croisière. À cette étape, les tâches sont beaucoup plus importantes et chronophages pour vous, telle que la communication. Vous devez alors faire appel à des collaborateurs (salariés, stagiaires, freelances) afin de vous faire épauler et de mener à bien vos diverses missions. Vous avez pu dégager assez de chiffre d’affaires pour que ces personnes vous prêtent main forte mais pas suffisamment pour créer des emplois durables.

Comment pouvez-vous atteindre vos objectifs auprès de collaborateurs avec des coûts abordables ?

Je vous propose de visionner cette table ronde qui vous permettra d’identifier vos collaborateurs entrant dans votre budget et en fonction de vos objectifs.

Cette conférence est tenue par plusieurs spécialistes et chefs d’entreprise qui vous dévoileront des conseils et astuces tirés de leur propre expérience.

Cette conférence a eu lieu à AbracadaCom, Université d’été pour les startups sur la communication mise en place par l’agence Pourquoi Pas Moi. Elle s’est tenue le 4 septembre 2013 au siège du groupe La Poste.

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Pourquoi internaliser votre communication ?

Quentin Fechter :

  • Lorsqu’on a très peu de moyen
  • Mettez en concurrence les différentes agences pour faire baisser les prix

Elise Nebout :

  • Moins on a de moyens, plus on devient créatif
  • Favorisez la prise de stagiaires tout en vous assurant pouvoir répondre à leurs interrogations, en savant les encadrer, les motiver en leur apprenant votre métier et/ou leur futur métier
  • C’est en arrivant à convaincre tous les jours vos stagiaires ou collaborateurs à rester dans votre startup que vous allez développer vos compétences de CEO
  • En passant par une agence vous devrez tout de même répondre à certaines questions identitaires. L’agence ne pourra pas répondre à votre place

Solon Costopoulos :

  • Ayez des objectifs et soyez clair. Les prix que peuvent proposer une agence, sont principalement dû au manque de précision sur un projet apporté par l’entrepreneur

En internalisant votre communication, vos collaborateurs partageront votre aventure et vos ambitions. Le message délivré sera animé par cette passion et ses valeurs. Ce qui aura beaucoup plus d’impact auprès de votre audience.

Comment gérer les turnovers de stagiaires ?  Arriverez-vous à garder une ligne directrice, un ton de communication uniforme ?

Quentin Fechter :

  • Entourez-vous de personnes qui comprendront votre aventure et vos ambitions, qui vous soutiendront afin qu’ils deviennent plus que des clients mais des partenaires
  • Soyez transparent dans votre recrutement auprès de vos stagiaires. Expliquez l’esprit startup et ce que leur expérience au sein de votre startup leur apportera à côté du plan financier, dès l’entretien
  • Donnez à vos stagiaires des responsabilités, de l’autonomie, intéressez les à votre startup
  • Quand vous apprenez à manager, favorisez les périodes de stage courtes afin d’adapter votre stratégie de management. Faites le point régulièrement pour analyser les techniques de management pertinentes et efficaces pour trouver votre équilibre
  • Les stagiaires sont pleins de fraicheurs et de nouvelles idées

Solon Costopoulos :

  • Un stagiaire est un investissement temps
  • Faites croire aux autres en votre projet et motivez les autours de celui-ci avec des objectifs
  • N’oubliez pas qu’un stagiaire est là pour apprendre
  • Profitez mutuellement de vos expertises

Elise Nebout :

  • Préparez-vous à manager toute une équipe ayant pratiquement votre âge

Prescillia Leroy :

  • Même si vous passez par une agence, vous avez un travail de communication. Vous devez répondre aux questions de l’agence, répondre aux interviews programmées
  • Internalisez votre communication vous demande un encadrement et un accompagnement. Cela peut s’avérer complexe
  • Vos stagiaires sont là pour apprendre. Si vous êtes susceptibles de ne pas pouvoir répondre à leurs questions, prenez des stagiaires en fin d’études, potentiellement embauchables qui sont prêts à ne pas avoir de réponses de votre part. Il ne faut pas oublier qu’un stagiaire ne sait pas forcément tout faire

Samuel Cohen :

  • Partagez votre expérience et votre motivation à vos stagiaires
  • Regardez vos objectifs avant de choisir vos stagiaires. Si vous avez plus de responsabilités et un investissement plus important, plus de missions et d’autonomie, favorisez les stages de fin d’études

Faire appel à des stagiaires est-ce bénéfique et utile ? Ne serait-il pas plus facile d’intégrer une personne en charge du management des stagiaires ?

Elise Nebout :

  • Au départ, vous n’avez pas forcément le choix
  • Pour une vision durable, il sera nécessaire pour vous de constituer les équipes d’encadrement pour renforcer votre noyau

Solon Costopoulos :

  • C’est la continuité logique si vous arrivez bien à les former

Samuel Cohen :

  • Startup trouvez-vous un système D, les premières embauches sont un levier stratégique pour la startup

Quels sont les frais annexes et les utiles en communication ?

Samuel Cohen :

  • Créez des échanges. Vous pouvez utiliser le « troc moderne » afin de partager vos expertises respectives. Vous utilisez votre cœur de métier pour communiquer. Vous économisez du temps et des coûts financiers pour la communication qui peuvent être excessifs
  • Vous devez compter au moins 1 000 euros / mois si vous passez par une agence après négociation et en ayant mis des agences en concurrence
  • Confiez votre communication aux agences qui s’intéressent à votre projet, qui cherchent avec vous vos ambitions, vos objectifs qui cherchent à vous comprendre. Ayez de l’affinité avec votre agence

Quentin Fechter :

  • Favorisez les outils d’aides à la vente
  • Pratiquez beaucoup de partenariats. Lorsque vous produisez des produits, faites attention à la quantité des produits que vous fournissez à titre de communication
  • Identifiez clairement ce que vous proposez, ce que vous savez faire comme ne pas faire, ce que vous aimez et n’aimez pas, etc
  • Comptez 500 euros / stagiaires
  • Les briefs pour les agences sont très importants avec vos moyens et vos objectifs. Précisez pourquoi vous avez besoin des services de l’agence
  • Osez et frappez aux portes avec toute transparence, même auprès de structures que vous pensez trop ambitieuses pour vous
  • Discutez sur le budget qui peut progresser au fil du temps
  • Identifiez le partenaire avec qui vous pourrez travailler avec toute confiance
  • Prenez du recul, prenez conscience et acceptez que vous n’êtes pas apte à tout faire
  • Créez des partenariats avec des startups pour vous compléter

Solon Costopoulos :

  • Des agences peuvent accompagner presque gratuitement des startups afin de tester eux aussi des stratégies et des projets de communication mais ayez des objectifs clairs et précis
  • Vous pouvez avoir une bonne idée mais si elle n’est pas structurée, vous n’arriverez pas à vos buts
  • Méfiez-vous des personnes qui souhaitent vous vendre des produits et des services
  • Vous pouvez vous reposer sur une agence qui va chercher à comprendre, qui va essayer de vous guider dans vos choix et va vouloir devenir partenaire.

Prescillia Leroy :

  • Quand vous êtes une startup, vous avez peur de démarcher des agences car elles savent que vous avez peu de budget. Mais pour y remédier, précisez clairement ce que vous voulez, établissez un budget précis, soyez honnête !

Elise Nebout :

  • Favorisez les communications mutualisée avec d’autres startups
  • Entrez dans les espaces de co-working, des incubateurs
  • Pour atteindre vos objectifs, il est nécessaire d’avoir énormément de retour entre l’agence et les startup
  • Ne négligez pas votre communication, suivez la même si vous passez par une agence

Questions / Réponses

Est-ce que c’est possible d’incentiver sa communication en fonction des objectifs ?

Comment les agences travaillent avec les freelances ?

Solon Costopoulos :

  • Faites appel aux freelances lors de grosses périodes de rush
  • Créez des liens avec les freelances car vous pouvez compter sur eux quand vous avez besoins d’eux

Prescillia Leroy :

  • Vous pouvez les considérer comme des agences mais en beaucoup moins cher puisqu’ils n’ont pas de frais de locaux, n’ont pas de salaire à payer et ils peuvent jouer sur leur  marge
  • Les inconvénients peuvent être le manque de flexibilité et ils peuvent manquer de professionnalisme car ils n’ont pas tous les outils dont peuvent disposer les agences
  • Pour les incentives, faites attention à ceux qui vous proposent trop de choses qui sont susceptibles de ne pas les apporter

Quentin Fechter :

  • Intégrez les freelances comme une agence
  • Pour les incentives, précisez ce que vous voulez avec précision avec des objectifs amovibles

J’espère que cette table ronde vous a apporté assez d’éléments pour que vous puissiez mettre en place une équipe de collaborateurs hors paires pour communiquer.

Avez-vous d’autres astuces, expériences et conseils à partager avec nous pour internaliser ou externaliser sa communication ? 

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