La location de lieux pour l’organisation de séminaires, réunions et conférences

Le lieu de votre évènement fait partie des ingrédients qui vont conditionner le succès ou l’échec de votre projet de formation

Mon intervention avec David Lefrancois pour Potentiel Magazine

L’expérience de l’organisation dévènements et de séminaires depuis ces dernières années (Championnat de France de Lecture Rapide et de Mind Mapping, Congrès de la Mémoire, séminaire des Coachs Apprendre à Apprendre, etc.) m’a bien fait réaliser l’importance majeure d’un bon lieu de réception pour vos participants.

Vous pouvez avoir le meilleur intervenant du monde, un sujet génial, mais si votre lieu est terrible, l’expérience le sera tout autant… D’où l’importance de bien se renseigner à ce sujet.

Comment faire pour s’assurer d’avoir un bon lieu pour son évènement ? Je vais vous partager mes astuces en la matière.

Voici une belle salle dans laquelle je suis intervenu pour GRDF

Organiser un évènement quand on n’est pas sur place : exemple Bordeaux

Je vis à Londres, mais j’interviens très souvent en France et à l’étranger. Par conséquent, cela m’arrive régulièrement de devoir trouver une salle dans une ville que je ne connais pas du tout (comme Bordeaux par exemple). Je prends l’exemple de cette vielle car j’ai plusieurs membres de mon équipe de coachs en apprentissage efficace qui y sont et il se peut que j’organise quelque chose dans cette ville prochainement.

Si je veux organiser un évènement sur les Soft Skills, un sujet qui touche à la carrière et l’efficacité professionnelle, je vais tout d’abord chercher des salles qui accueillent des évènements de ce type. En effet, j’ai déjà organisé un séminaire dans un ancien couvent… cela ne s’est pas super bien passé.

Donc premier réflexe à adopter : chercher des salles qui accueillent principalement des évènements de votre type. Et comme je ne suis pas sur place, je cherche sur internet (par exemple pour Bordeaux, pour trouver des suggestions de salle, cliquez ici).

Avoir des photos ou une vidéo de quelqu’un sur place

Si vous avez l’opportunité de demander à quelqu’un d’aller sur place pour filmer avec son smartphone une vidéo, c’est la solution idéale pour valider un lieu quand vous n’êtes pas sur place ! Et si vous ne connaissez personne, oser demander à votre interlocuteur qui se charge de la location de la salle. Cela vous permettra de :

  • mieux vous visualiser et vous projeter dans votre évènement
  • de poser des questions logistiques avant d’arriver sur place
  • de donner un avant goût à vos participants

Et si la vidéo n’est pas possible, alors prendre des photos sous différents angles aidera quand même (même si ce sera beaucoup moins puissant que la vidéo).

Regardez les commentaires liés à l’espace de location de la salle

Comme pour la sélection d’un restaurant, je me construis souvent mon avis à partir des commentaires existants sur un lieu de location. Même si cela ne fait pas tout dans ma décision, ces informations m’aident dans mon choix (notamment pour les retours qui reviennent régulièrement, cela confirme généralement une tendance).

Donc adoptez ce réflexe vous aussi pour avoir le faisceau d’informations le plus dense et complet possible avant de prendre une décision finale !

 

Les objectifs du séminaire d’entreprise

Les entreprises ont besoin d’accompagner la montée en compétences (techniques et non techniques) de leurs salariés (collaborateurs, managers et directeurs). Les séminaires de formation sont un bon levier à activer pour cela.

Photo prise avant mon intervention pour le 74ème Congrès de l’Ordre des Experts-Comptables au Palais des Congrès de Paris

Comme vous le savez surement, une de mes activités en tant que conférencier consiste à intervenir dans les entreprises sur le thème des soft skills (le futur des compétences), le Mind Mapping (pour mon expérience en tant que champion du monde) et sur la Lecture Rapide (pour la partie entraînement du cerveau).

Je remarque que très souvent ces interventions en mode conférence sont intégrées dans des séminaires d’entreprise.

Dans cet article, je partagerai avec vous mon expérience en tant qu’intervenant et organisateur de séminaire d’entreprise à trois niveaux :

  1. Qu’est ce qu’un séminaire et pourquoi en organiser pour votre entreprise ?
  2. Quelle est la « to do list » pour organiser un séminaire ?
  3. Comment gérer l’après séminaire ?

 

Qu’est ce qu’un séminaire et pourquoi en organiser pour votre entreprise ?

Un séminaire d’entreprise est une journée d’évènement que vous organisez pour vos collaborateurs sur un thème précis. Cela peut-être :

  • le lancement d’un nouveau projet ou produit (un « kick-off »)
  • une journée pour mobiliser les troupes et booster la motivation (team building)
  • faire monter en compétences (formation)
  • sortir la tête du guidon et générer de la créativité

Le thème de l’évènement est important pour pouvoir bien définir l’objectif et les livrables que vous voulez obtenir. Mais vous vous dites surement « pourquoi organiser un séminaire d’entreprise » alors que vous pouvez simplement faire une demie-journée ou un atelier pendant la pause déjeuner.

Le fait de sortir vos collaborateurs de leur routine quotidienne en les emmenant sur un lieu neutre (comme ce que j’ai fait pour l’entreprise GRDF récemment avec une intervention dans un beau restaurant parisien) leur permet générer plus de lâcher prise, plus de créativité et donc une expérience totalement nouvelle.

« Le syndrome de la folie est de faire toujours la même chose en espérant obtenir un résultat différent ». – Albert Einstein

100 livres à dédicacer lors de mon intervention pour GRDF

Après tout dépend de ce que vous voulez faire vivre comme expérience, car au delà des livrables, un séminaire a bien pour objectif de faire vivre une expérience mémorable. Je me souviens par exemple de mon intervention sur le circuit des 24 heures du Mans en 2018 pour un réseau d’experts-comptables, et on m’en parle toujours aujourd’hui ! Vous voulez généralement créer « un effet wow » chez vos collaborateur pour ce type d’évènement.

Mon intervention sur le circuit des 24h du Mans

Quelle est la to do list pour organiser un séminaire ?

Tout part de votre objectif : si votre objectif est de stimuler la créativité, alors vous aurez intérêt à trouver un lieu et des activités propices à la stimulation du sens et des émotions.

Si votre objectif est de créer du focus, alors l’expérience désirée sera totalement différente que l’exemple précédente, et amènera alors un lieu et des interventions différentes.

Comme l’organisation d’un évènement est un travail à temps plein (voir de plusieurs temps pleins) il serait peut-être pertinent de vous faire accompagner par des spécialistes du sujet car la To Do liste est conséquente :

  • Valider l’objectif de l’évènement
  • Valider la date et le lieu
  • Valider la liste des participants et obtenir la confirmation de leur inscription
  • Organiser les transports et hébergements
  • Créer un programme détaillé
  • Sélectionner et démarcher les interventions potentiels
  • Préparer la communication autour du séminaire (en interne)
  • Préparer la communication autour du séminaire (en externe)
  • Organiser les pauses cafés et déjeuner
  • Organiser la soirée (si il y en a une)
  • Gérer la sécurité, l’assurance, etc.

Comme vous l’aurez compris la liste n’est pas exhaustive. Il s’agit ici selon moi des points critiques à aborder en amont de l’organisation de l’évènement (expérience issue de l’organisation du championnat de France de Lecture Rapide et de Mind Mapping).

Comment gérer l’après séminaire ?

Que ce soit pour de la formation, de la conférence ou un séminaire, la grande question qui revient souvent est la suivante « et après ? ».

En effet, j’ai remarqué que l’expérience de ce type a beaucoup plus d’impact lorsque « l’après » est préparé. Pour ma part, voici ce que je mets en place pour m’assurer que l’évènement débouche sur des actions concrètes et durables :

  • Engagements publics des participants pour passer à l’action
  • Création d’un groupe de discussion (Whatsapp, Slack, …) pour échanger sur les avancées de « l’après ».
  • Animation d’un webinaire de questions / réponses pour pouvoir relancer les participants et répondre à leurs questions.

A vous d’imaginer maintenant d’autres actions qui permettront d’apporter de la durabilité dans les évènements que vous allez organiser !

Quels jeux de société peuvent aider à développer de précieuses compétences en affaires ?

De nombreux jeux de société peuvent aiguiser les qualités stratégiques et prévisionnelles des entrepreneurs

L’idée de sortir le Monopoly pour une soirée entre amis ou en famille vous laisse de marbre, pourtant l’élément « entreprise » des jeux de société peut vous amener bien au-delà de leur approche ludique. En effet, les jeux de société qui encouragent l’interaction interpersonnelle et la pensée critique peuvent aider à développer un ensemble précieux de compétences en affaires. Le leadership, la réflexion rapide, la prise de décision et la coopération en équipe sont tous des éléments importants pour mener à bien une partie.

 

Les grands classiques

 

Nous avions déjà abordé ce sujet avec le poker et le leadership, et c’est bien sûr valable avec d’autres grands classiques comme les échecs ou encore le jeu de go qui nous vient d’Asie et qui était utilisé pour former les militaires à la stratégie et à la prise de décision. Mais on pense trop rarement aux jeux de plateau. Pourtant, les règles y sont celles des lois de la physique ou des normes sociales, le plateau est l’environnement physique, les cartes fonctionnent souvent comme des ressources ou des catalyseurs, les dés procurent une bonne dose de hasard. Et ces petits pions? Ils sont vous et moi.

Le poker, qu’il soit joué en Texas Hold’em, en Omaha Hi-Lo, et bien d’autres versions encore, est un outil précieux pour le leadership

Il est vrai que les entrepreneurs qui savent comment jouer au poker ont clairement un avantage au niveau stratégique. Ils savent mieux bluffer, ils sont capable de décrypter les réactions de leurs interlocuteurs, et ils ont la capacité de prendre plus de risques en ayant calculé auparavant les probabilités d’échec et de réussite. Le poker, qu’il soit joué en Texas Hold’em ou en Omaha Hi-Lo fait partie des bons jeux, ceux qui prennent du temps et stimulent car ils ne sont jamais deux fois identiques. Dans le contexte actuel, ce genre d’activités nous aident à ressentir de l’enthousiasme et parfois même le frisson du danger. Nous pouvons nous comporter de manière méprisable, devenir immensément riches – ou échouer lamentablement – et ensuite retrouver une vie normale.

 

Le Monopoly

 

« Le meilleur jeu de société capitaliste serait un jeu dans lequel les joueurs se disputeraient pour produire des produits de meilleure qualité et à meilleur prix, tandis que le gouvernement réglemente ou abolit les monopoles », nous dit Mary Pilon dans son livre The Monopolists. En tant que fabricants de jeux, les bonnes questions à se poser seraient : peuvent-ils nous aider à acquérir les compétences dont nous avons besoin pour fonctionner efficacement dans le monde réel ? Au-delà de l’accent traditionnel mis sur l’esprit de compétition et la résilience face au malheur, qu’y at-il de plus à explorer ?

Le plus grands classique du jeu de société capitaliste reste le célèbre Monopoly

Prenez l’un des jeux de société les plus populaires de tous les temps et le plus souvent associé aux grandes entreprises : le Monopoly. Comme le révèle le livre de Mary Pilon, ce jeu se voulait un outil pédagogique. La version initiale, connue sous le nom de jeu du propriétaire, a été inventée par Elizabeth Magie au début des années 1900 pour informer les joueurs des méfaits des monopoles et de la propriété foncière privée. Au fil du temps, alors que le jeu se propageait de bouche à oreille (les gens créant souvent leurs propres planches de jeu faites maison), il se détournait de ces racines politiques progressistes. Son thème central est devenu la création de monopoles et la faillite d’opposants. C’est le jeu de Charles Darrow, et plus tard des Parker Brothers, qui est devenu le mastodonte que nous connaissons tous aujourd’hui.

Que pouvons-nous apprendre de la version moderne du Monopoly ? Le retour sur investissement occupe une place importante. Il en va de même pour l’art de la transaction : vous pouvez rarement arriver à un monopole. Au lieu de cela, vous devez acheter les propriétés sur lesquelles vous êtes arrivé, puis négocier avec d’autres joueurs pour renforcer votre position au sein du conseil. Ce sont des leçons précieuses, bien sûr. Mais il faut enseigner beaucoup plus de compétences. Qu’en est-il de la créativité, de l’innovation, du travail d’équipe, de l’empathie et de la gestion des ressources ? En fait, de nombreux jeux inventifs se concentrent non seulement sur ces thèmes, mais mettent également l’accent sur des résultats qui ressemblent davantage aux gains de collaboration devenus si souhaitables entre les différents secteurs et les multiples organisations.

 

Le Pictionary et ses cousins créatifs

 

Parmi les jeux qui ont traversé le temps, le Pictionary vient à l’esprit comme nécessitant clairement des compétences d’observation et d’empathie : que pouvez-vous rapidement dessiner que vos coéquipiers comprendront immédiatement ? Ce jeu basé sur le dessin aide à aiguiser nos compétences en raisonnement déductif. Le message est que tout le monde a des forces uniques, ce qui est amusant puisque cela donne à chaque joueur une chance de se surpasser. Même le Trivial Pursuit, surtout lorsqu’il est joué en équipe, peut nous enseigner la valeur de divers ensembles de connaissances.

Le Pictionary est un excellent jeu pour travailler le team building

Morphology est une sorte de Pictionary avec des accessoires qui incitent les joueurs à communiquer leurs idées en manipulant des blocs de bois, de la ficelle, des billes et des bâtonnets de glace. Bien sûr, il est sûrement facile de demander à quelqu’un de deviner le mot « chien » avec le matériel fourni. Mais qu’en est-il de la communication réussie de « sommeil » ou de « démangeaisons » ? Cela nécessite une créativité sérieuse et une grande capacité de visualisation.

 

Sur l’île interdite, quatre personnes unissent leurs forces pour jouer contre le jeu plutôt que les unes contre les autres. Chaque joueur assume un rôle spécifique avec un ensemble particulier de capacités mais accepte les contributions des autres, dans l’espoir d’arriver à la meilleure décision pour le groupe. Si tout le monde travaille ensemble, vous pourrez gagner. Mais si votre équipe ne récupère pas tous les trésors avant que l’île ne coule, vous perdrez tous.

 

Power Grid donne une tournure inspirante au jeu de société orienté entreprise en mettant l’accent sur le délicat équilibre entre la maintenance de l’infrastructure actuelle de votre centrale et l’investissement dans de nouvelles technologies plus efficaces à mesure qu’elles apparaissent au cours du jeu. Vous voulez toujours surpasser vos adversaires, mais les subtilités ici sont bien plus riches que ce que vous pourriez rencontrer au Monopoly.

 

Conclusion 

 

En nous obligeant à communiquer de manière inhabituelle et inconfortable ou en nous encourageant à faire des pas de géant latéraux, les jeux peuvent nous aider à développer notre stratégie, renforcer nos liens d’équipe et étirer considérablement nos capacités prévisionnelles. Le Monopoly est peut-être le jeu préféré du monde des affaires, qui répond à une certaine envie de détruire ses adversaires et régner sur eux. Mais ce n’est pas nécessairement le meilleur pour affiner vos compétences en gestion ou vous apprendre ce dont vous avez besoin pour gagner en affaires aujourd’hui.

Ces métiers qui vous permettent d’être digital nomad

De nos jours, il est désormais possible de travailler tout en voyageant grâce à Internet. Trouver une connexion WiFi ou mobile ne constitue plus un problème dans quasiment tous les pays du monde. Si vous choisissez d’adopter ce mode de vie, vous êtes un digital nomad ou nomade numérique. Gérant vos activités 100 % en ligne, vous jouissez d’une liberté dont les travailleurs au bureau ne disposent pas. Voici quelques métiers que vous pouvez exercer en tant que tel.

Devenir rédacteur web

Si vous souhaitez vivre la vie d’un nomade numérique, vous pouvez travailler comme rédacteur web. La rédaction web fait référence à la technique d’écriture spécifique au web pour communiquer avec les internautes, mais aussi les moteurs de recherche. Plus précisément, le rédacteur web a pour rôles de produire des contenus rédactionnels de qualité et de les gérer. L’objectif est de créer de la valeur pour les lecteurs.

Être rédacteur web vous donne la possibilité de travailler et de voyager en même temps. D’ailleurs, les voyages devraient être une source d’inspiration pour vous et vous aider à rédiger des contenus pertinents, utiles et agréables à lire pour les internautes. Toutefois, ce métier exige de nombreuses qualités comme avoir une bonne culture générale et une capacité d’adaptation stylistique.

Être blogueur de voyage

Actuellement, bon nombre de rédacteurs web se muent en blogueurs spécialisés dans les voyages. Ouvrir un blog de voyage et publier les récits de vos différents périples à travers le monde constitue un excellent moyen de gagner votre vie. De ce fait, vous pouvez continuer à voyager librement et en faire profiter vos lecteurs en produisant des articles générateurs de revenus.

Contrairement au rédacteur web, le blogueur n’est pas toujours payé à l’article. Quand vous avez gagné en notoriété, vous générez suffisamment de trafic. Ce qui vous permet de monétiser votre blog avec de la publicité, de l’affiliation ou encore des articles sponsorisés. Pour information, selon vos passions et vos hobbys, vous pouvez ouvrir un blog sur des thèmes autres que le voyage.

Être vendeur de photos et vidéos stock

Lorsque vous optez pour la vie de digital nomad, un autre moyen de gagner de l’argent et de vivre de votre passion pour les voyages est d’immortaliser les paysages et les scènes les plus marquants. Pour ce faire, il n’est pas nécessaire d’être photographe ou vidéaste professionnel. Tout de même, vous aurez besoin d’un matériel de qualité, et une certaine connaissance des techniques de photographie et de vidéographie.

Être vendeur de photos et vidéos stock consiste à uploader un maximum de photos et vidéos sur une plateforme de type Shuttestock. Lorsque des internautes achètent une de vos photos et vidéos, vous touchez de l’argent. Plus vous uploadez, plus vous augmentez vos chances de vendre et de maximiser vos revenus. Cependant, vous devez toujours porter une grande attention à la qualité.

Ouvrir et gérer une boutique en ligne

Devenu incontournable dans la vie quotidienne, tant pour les particuliers que pour les professionnels et les entreprises, Internet offre une multitude d’opportunités d’affaires. L’e-commerce en fait partie. À l’inverse d’un magasin physique, une boutique en ligne peut être gérée de n’importe où et à toute heure. Vous n’êtes pas soumis à une obligation de présence pendant les horaires d’ouverture afin de surveiller vos employés.

Pourtant, vous pouvez vendre vos produits 7j/7 et 24h/24, cibler des clients potentiels partout dans le monde. Tout ce dont vous avez besoin est un ordinateur performant et une bonne connexion. Au cours de vos voyages, il vous est même possible de découvrir des produits intéressants en termes de rapport qualité-prix pour élargir les offres proposées sur votre site e-commerce. Pour réussir, commencez par bien choisir le nom de votre boutique en ligne. Pour cela, vous avez juste à utiliser un générateur de noms de marques libres. À partir des mots-clés que vous avez indiqués, l’outil va vous proposer gratuitement des noms de marques disponibles. Il ne vous reste plus qu’à choisir. Puis, comme vous êtes un nomade digital, vous pourriez ne pas avoir de lieu physique pour stocker vos produits à vendre. Dans ce cas, le dropshipping est un système qui vous convient à merveille.

Devenir coach en développement personnel

Coach en développement personnel est un autre métier qui vous permet de vivre une vie de nomade numérique. Bien sûr, vous devez avoir les compétences et l’expérience nécessaires pour le pratiquer. Si tel est le cas, vous pouvez l’exercer en ligne tout en voyageant n’importe où vous voulez. D’abord, vous ouvrez un blog sur le thème. Puis, vous proposez des services de coaching et de formation. Pour que celui-ci puisse générer du trafic qualifié dans les plus brefs délais, il est recommandé de publier régulièrement des articles de qualité et des vidéos-conseils. Enfin, vous pouvez également ouvrir une chaîne YouTube pour compléter votre blog.

Les bons réflexes pour tenir sa comptabilité

Je ne suis pas un fan de comptabilité… cependant c’est une activité incontournable quand l’on est entrepreneur. Bien entendu, je passe par un cabinet comptable pour cela mais je me dois être discipliné pour que la collaboration se fasse de manière la plus fluide possible (comme je l’ai déjà expliqué auparavant dans cet article).

Le pire ennemi pour tenir sa comptabilité : la procrastination

Développer son affaire en développant son chiffre d’affaires : voici la priorité numéro une de chaque entrepreneur, reléguant ainsi la comptabilité au second plan des priorités. Le problème avec cela c’est la procrastination.

Pendant longtemps, j’attendais toujours le dernier moment pour mettre mes factures au bon endroit, mettre de l’ordre dans dossier et fichiers etc. “Ce n’est pas important”, “ce n’est pas urgent” me disais-je. Jusqu’au moment ou mon comptable m’a demandé les éléments pour réaliser le bilan de l’année. Panique !

Où sont mes factures ? Combien de temps cela va me prendre pour les numériser et les classer mois par mois ? C’était un cauchemar, cela m’a pris des jours pour pouvoir envoyer les éléments à mon expert-comptable pour qu’il puisse faire le bilan et les démarches administratives !

La procrastination m’a donné  l’illusion de gagner du temps à court terme, pour m’en faire perdre beaucoup à long terme.

 

Quel réflexe adopter pour gagner du temps et de la sérénité pour sa comptabilité ?

Grâce aux outils digitaux, il est devenu simple de gérer ses dossier et factures et de collaborer avec son expert-comptable ( comme le cabinet d’expert comptable barrandon limoges par exemple).

Voici le processus que j’ai mis en place pour ne pas tomber dans le piège décrit ci-dessus : 

  1. Je classe mes factures par mois (un dossier pour les dépenses et un autre pour les revenus, mois par mois).
  2. Dès que je reçois un ticket de caisse ou une facture papier, je la numérise directement dans le dossier (OneDrive ou Google Drive sont très pratiques pour cela)
  3. Dès que je génère une facture ou que j’en reçois une, je la mets directement dans le dossier, tout de suite.
  4. Le 1er de chaque mois, je fais un export de mon relevé de banque pour le mois précédent, que je mets dans le dossier concerné.

Ainsi, mon comptable est en possession de tous les documents et peut travailler en continue plutôt qu’au dernier moment durant la période des bilans comptables.

 

Cette pratique m’a fait gagner un temps fou ! Essayez et vous verrez à quel point c’est puissant.