3 techniques de gestion collaborative des tâches

Quels sont les meilleurs outils et techniques pour travailler en équipe ? Dans ce nouvel article, je vous présente trois techniques que j’utilise (ou que j’ai utilisées) pour travailler de manière collaborative avec mes associés et autres partenaires commerciaux :

  • la méthode Kanban
  • le diagramme de Gantt
  • la simplicité

La méthode Kanban (à faire, en cours, fait)

Kanban gestion tache collective

C’est l’une des méthodes les plus utilisées pendant les Startup Weekends pour le travail en équipe : c’est clair, visuel et simple à utiliser.

La méthode :

  1. Vous créez une liste de tâches à réaliser. Ces tâches n’étant pas encore « faites » sont dans la première colonne à gauche, « A faire ».
  2. Une personne ou un groupe de personnes choisit une tâche à réaliser. La tâche concernée change de colonne de « A faire » vers « En cours ».
  3. Une fois la tâche complétée, elle change de colonne, de « En cours » à « Faite ».

Les principes clefs :

  • Jamais plus de 3 tâches en cours en même temps.
  • Faites attention aux « fausses tâches » (créer un site internet n’est pas une tâche mais un projet composé de plusieurs tâches).
  • Faites en sorte que vos tâches soient très spécifiques et très claires.
  • Affichez vos tâches sur un tableau ou un mur (avec des post-it par exemple) pour que toute l’équipe voie l’avancée des travaux.

 Kanban startup weekend

Bien entendu vous pouvez utiliser cette technique en « solo », sans forcement être dans le cadre de travail d’équipe.

Le diagramme de Gantt

Le diagramme de Gantt est un incontournable de la gestion de projet. Il s’agit d’une technique très visuelle permettant d’avoir de visu la temporalité d’un projet et de l’avancée de tâches.

Gantt gestion tache collective

Le plus pratique généralement pour cet outil reste un logiciel car vous pouvez être très précis en termes de « deadline » avec des dates spécifiques et des enchainements (une action en entrainant une autre par exemple).

En plus vous pouvez interagir avec les autres membres du groupe comme le propose la solution Planzone par exemple. D’ailleurs Planzone ne s’en arrête pas là avec de nombreuses fonctionnalités allant plus loin dans le travail collaboratif (wikis, agendas, discussions, documents partagés, …). Personnellement, sans ce type de logiciel ou d’outils, je ne sais pas comment je pourrais travailler avec mes associés que ce soit avec creapreZent ou La-Semaine.com.

Les principes clefs :

    • Laissez-vous une marge de manœuvre en termes de timing car rien ne se passe comme prévu (cf. l’image ci-dessous).

  • Ne faites pas trop de tâches en même temps, car comme l’explique le docteur Christophe André dans une conférence à laquelle j’ai assisté, le cerveau. humain n’est pas fait pour le multitâches, c’est un mythe (même pour les dames).
  • Définissez très clairement « qui fait quoi », le rôle de chaque personne dans l’équipe.
  • Faites attention à ce que l’outil reste à votre service, et non pas vous au service de l’outil.

Le maître mot : simplicité

Après avoir testé de nombreux outils comme le MindMap aussi par exemple, je me rends compte qu’il y une chose qui revient toujours : la simplicité. Plus c’est simple, plus c’est facile à organiser et donc fluide. Voici les trois clefs de la simplicité en termes de travail collaboratif selon moi :

  • intention
  • clarté
  • minimalisme

simplicité gestion tache collective

Intention : Quelle est l’intention cachée derrière la tâche ou le projet ?

  • Pourquoi faire ça ? (quelle est la source de motivation profonde)
  • Pour quoi faire ça ? (quelle est la finalité de cette tâche ou de ce projet)

En clarifiant votre intention, la tâche aura plus de sens et sera aussi plus motivante à réaliser.

Clarté : Est-ce que la tâche à effectuer est très claire pour tout le monde ?

Pour clarifier une tâche, voici quelques questions à vous poser :

  • Qui s’en occupe ?
  • Pour qui ?
  • De quelle manière (comment) ?
  • Pour quand (deadline) ?
  • Où (lieu) ?
  • Pourquoi (cf. l’intention) ?
  • Pour quoi (cf. l’intention) ?

Minimalisme : less is more (moins il y a, plus l’impact est grand).

Voici la question à poser pour chaque tâche ou chaque information que vous communiquez pour être dans cette dynamique de minimalisme :

  • Est-ce que c’est essentiel ? (si oui conserver, si non supprimer)

En procédant ainsi, vous supprimez le superflu pour ne conserver que l’essentiel.

J’espère que cet article vous a été utile. Que pensez-vous de ces outils ?

PS : si vous souhaitez me motiver à continuer à alimenter ce site, vous m’aiderez beaucoup en partageant cet article sur les réseaux sociaux grâce aux boutons ci-dessous.

 

 

 

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