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Votre espace de travail, allié de votre efficacité professionnelle

A quel point votre environnement est propice pour votre travail et votre efficacité ? Cette question est centrale pour votre entreprise. Votre environnement a un impact direct sur votre capacité à vous concentrer et à vous motiver.

Dans cet article je partagerai avec vous quelles bonnes pratiques pour optimiser votre espace de travail. Cet article est complémentaire à celui sur la méthode PABO sur cette thématique « Comment agencer son espace de travail ».

Agencer son espace de travail pour de meilleure conditions de concentration et de motivation

L’aménagement de son espace pour améliorer ses conditions de travail (concentration, confort et motivation) est important pour une aventure entrepreneuriale agréable et efficace.

Pour cela, je propose une approche reposant sur 4 mots : Pièce, Assise, Bureau, Ordinateur. Voici un présentation expliquant cette approche :

En aménageant votre espace (pour qu’il soit rangé, propre lumineux et stimulant), votre assise (pour qu’elle soit confortable et agréable), votre bureau (pour qu’il soit optimisé et minimaliste) et votre ordinateur, vous boostez votre écosystème pour y être bien et bien travailler.

Des outils pour améliorer votre espace de travail

Afin d’améliorer votre espace, votre assise et votre pièce, voici quelques astuces.

Pour votre assise, il est important d’opter pour un bon siège de bureau. J’ai pu faire quelques tests comme un ballon de gymnastique pour bien muscler mon dos. Mais voici le résultat :

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La leçon que je retiens : optez pour un bon fauteuil de bureau. Etant donné le nombre d’heures que vous passez à travailler assis sur cette chaise, il est important que vous soyez confortablement installé.

Pourquoi ?

Pour que vous n’ayez aucun « parasite » dans votre esprit comme un inconfort ou pire une douleur qui vous déconcentre et vous « pompe » de l’énergie en vous détournant de vos tâches importantes, il est capital de se sentir confortablement assis pour travailler. Pour vous aider à « brainstormer » quel type de fauteuil vous désirez, voici un site pour vous inspirer : Frankel.fr.

D’ailleurs, n’oubliez pas de faire des exercices régulièrement dans la journée pour vous étirer et rester mobile. Pour ma part je fais plusieurs fois par jour des pauses yoga. Sans ça, je sens que mon dos et ma nuque me tirent en fin de journée.

Et pour aller plus loin, je vais partager avec vous mes « LifeHacks » (astuces de vie) préférés en matière d’organisation de son espace de travail. Et comme une image vaut mille mots, ce sera en photos.

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Et vous, quels sont vos lifehacks préférés ?

PS : si vous souhaitez me motiver à continuer à alimenter ce site, vous m’aiderez beaucoup en partageant cet article sur les réseaux sociaux grâce aux boutons ci-dessous.

 

 

 

Des réflexes de leader pour mieux gérer ses tâches d’entrepreneur

Le piège de l’entrepreneur est de vouloir être productif à tout prix. Or la productivité est la capacité à réaliser le plus grand nombre de tâches, quelque soit leur valeur ajoutée. Vous pouvez donc être productif à répondre à de nombreux mails en une journée, sans que cela ne vous fasse avancer dans votre projet. Vous perdez donc de l’énergie car vous en utilisez sans vraiment avancer.

La gestion des tâches fait donc partie de ces soft skills clés du Leader Entrepreneur car elle permet de faire les bons choix pour sortir de la productivité et entrer dans l’efficacité. L’exercice de la gestion des tâches vous fait cultiver des compétences de leadership telles que :

  • gestion des priorités ;
  • prise de décision ;
  • discipline ;
  • motivation ;
  • confiance en soi ;

Voici la vidéo dans laquelle je vous propose une technique de leadership et de coaching pour vous accompagner dans votre capacité à mieux gérer vos tâches d’entrepreneur :

[youtube id= »erM6W-6yVdU » width= »700″ height= »450″]

Organiser et regrouper ses tâches pour plus de clarté

Voici les étapes que je vous propose de suivre pour mieux organiser vos tâches :

  1. Distinguer les tâches importantes des tâches peu importantes en surlignant celles prioritaires ;
  2. Ajouter une échéance à chaque tâche importante pour les prioriser dans le temps (où est l’urgence) ;
  3. Eliminer (nettoyer) les tâches superflues en les « archivant » ou en les réalisant si elles vous demandent moins de deux minutes pour les réaliser ;
  4. Surlignez les tâches réalisées (d’une autre couleur que les tâches importantes) pour voir vos avancées.

En procédant de cette manière vous simplifiez votre liste de tâches en la rendant plus claire. Cette simplification (vraie compétence de leader) vous permet de gagner en sérénité et en motivation. Vous enclenchez un cercle vertueux d’efficacité.

Attention aux fausses tâches

J’ai pu remarquer à travers les ateliers que je donne ou les coachings que je propose qu’il est facile de confondre une tâche avec un projet. Par exemple, faire un site internet n’est pas une tâche mais un groupe de tâches.

Ces « fausses tâches » sont terribles pour la motivation : trop lourdes et longues à réaliser, elles découragent et provoquent la perte de motivation.

Quand vous êtes dans votre leadership d’entrepreneur vous devez simplifier et clarifier. Par conséquent soyez attentif à ces fausses tâches et lorsque vous en rencontrez dans votre To Do liste, essayez d’identifier toutes les tâches impliquées. Par exemple, pour la fausse tâche « faire le site internet », décomposez toutes les tâches composant ce projet :

  • identifier le nom
  • créer le logo
  • choisir les couleurs
  • construire la structure du site

Ce sera beaucoup plus clair et pragmatique.

Autres réflexes de leadership pour la gestion des tâches

Voici d’autres réflexes en plus de ceux cités plus haut pour gagner en efficacité :

  • Dès que vous faites face à une nouvelle tâche, si elle peut-être réalisée en moins de deux minutes, faites la de suite ou plus tard dans la journée. Mais surtout ne les accumulez pas.
  • Dédiez au moins 5 minutes par jour à des tâches en rapport avec votre grand projet pour être sûr de le faire avancer petit à petit et de ne pas l’oublier en ayant la « tête dans le guidon ».
  • Commencez vos journées par la tâche la plus importante et avec la plus grande valeur ajoutée (ne commencez pas par vérifier vos mails et réseaux sociaux).

Des outils supplémentaires pour son efficacité au quotidien

Les soft skills sont primordiales pour bien gérer ses tâches. Sans elles, vous pouvez avoir tous les outils de productivité du monde, cela ne vous garantira pas de l’efficacité et du leadership.

En revanche, une fois ces compétences de leader cultivées (ou en cours de culture), vous pouvez vous reposer sur des outils qui vous aideront à aller encore plus loin.

Il existe des outils de travail collaboratif et online comme Google Doc et Evernote qui sont devenus presque incontournables pour les personnes travaillant en équipe à distance. Mais au delà de ces outils, si vous êtes un travailleur indépendant dans le domaine des services, vous pouvez utiliser d’autres outils qui vous faciliteront la vie comme ClicRDV, une solution de prise de rendez-vous en ligne. Cet outil que je viens de découvrir permet de gérer ses rendez-vous en économisant des échanges de mails ou de coup de téléphone très chronophage.

Bien entendu il existe encore une multitude d’autres outils vous facilitant votre gestion des tâches et augmentant votre efficacité.

Que pensez-vous de ces réflexes pour améliorer votre capacité à gérer vos tâches et à déployer votre leadership dans votre aventure entrepreneuriale ?

N’hésitez pas à partager cet article autour de vous si vous pensez que ces conseils peuvent aider d’autres personnes.

 

 

 

Arrêtez d’être productif : soyez efficace

Que préférez-vous : faire le plus de tâches en un temps record, ou peu de tâches avec le maximum d’effet ?
Etre efficace vous rapprochera de vos objectifs, alors qu’être productif vous fera accomplir beaucoup de tâches, sans forcément vous rapprocher de vos objectifs.

Nicolas Pène, créateur de la formation l’art de l’efficacité, nous propose dans cette interview détaillée :

– sa vision de l’efficacité

– ses conseils pour devenir efficace

– les pièges à éviter pour être efficace

[youtube id= »V5kiS9O-qQI » width= »600″ height= »350″]

Efficacité vs. Productivité

Dans notre société très centrée sur la vitesse d’exécution et la masse (d’informations, de ventes, de tâches, …), nous sommes de plus en plus encouragés à être productif : produire beaucoup et vite. Ce qui fait que nos journées sont rythmées par des « To Do Lists » (des listes de tâches à accomplir) qui ne se désengorgent jamais. Or, avez-vous l’impressions qu’effectuer toutes ces tâches vous permet de vraiment évoluer ? Est-ce que être productif vous aide à atteindre vos objectifs (personnels et professionnels) ? Vous avez surement déjà passé des journées entières à traiter vos 300 mails non lus après votre retour de congé. Vous avez pu être très productif en en traitant des dizaines en une journée. Mais parmi ces dizaines de tâches, lesquelles ont-elles eu un réel impact fort sur vos projets ou vos missions ?

L‘art de l’efficacité repose sur :

  1. l’identification d’objectifs claires et précis : vous pouvez utiliser la méthode SMART de définition d’objectifs (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Temporels)
  2. l’identification des tâches au plus fort impact par rapport à vos objectifs (posez vous les questions « pourquoi ? » et « pour quoi ? » pour chaqu’une des tâches)
  3. la réalisation d’une tâche à fort impact à la fois

Astuces pour être plus efficace

Des études ont été menées sur le niveau de motivation et de volonté des travailleurs. Or, il s’avère que la motivation et la volonté (et donc l’énergie) soient plus élevés en début de journée et qu’elles ont tendance à décroitre au fil du temps. Etant donné que ce sont deux ressources indispensables pour agir, nous avons tout intérêt à profiter de ce début de journée pour effectuer les tâches les plus efficaces. D’autant plus que ces tâches à fort impact sont souvent les tâches les plus énergivores et les plus complexes. D’où le conseil de Nicolas pour vous entrepreneur : commencez vos journée par une tâche efficace ! Mettez en attente facebook et vos mails et concentrez vous sur une tâche impactante, même (et surtout) si elle vous prendra beaucoup d’énergie. 

Ensuite, plutôt que de rythmer vos journées par listes de tâches, essayez de vous focaliser sur des objectifs. Au moins, vous serez sûr d’agir vers l’atteinte de vos objectifs et vous serez naturellement amené à être efficace.

Ces astuces sont efficaces. Mais ce n’est pas tout, car l’art de l’efficacité ne repose pas uniquement sur des techniques mais sur un état d’esprit.

L’état d’esprit de l’efficacité

Il ce peut que vous soyez freiné par rapport à votre efficacité. Peut-être avez-vous tendance à remettre au lendemain certaines tâches (procrastination) et à culpabiliser ?

Plutôt que de culpabiliser, essayez plutôt d’adopter un état d’esprit constructif :

– Pourquoi avez-vous décidé de remettre cette tâche à plus tard ? Est-elle importante ?

– Qu’est ce qui vous a empêché de réaliser cette tâche ? Par quoi avez-vous été freiné ?

– Comment faire pour réaliser cette tâche importante et lever ces freins ?

Ces questions vous permettront de mieux identifier les tâches importantes, efficaces et de faire le tri. Si vous « procrastinez » des tâches inefficace, alors pourquoi culpabiliser ?

De même, vous apprendrez à mieux identifier ce qui vous freine, à mieux comprendre comment surmonter ces freins et donc à mieux vous connaitre.

 

Alors, allez-vous adopter l’état d’esprit « efficacité » plutôt que celui « productivité » ?

Pour aller plus loin, vous pouvez visionner le travail de Nicolas sur l‘art de l’efficacité

Les travailleurs français ne sont pas paresseux : ma participation au débat sur BBC World Radio

Maurice Taylor (US) et Arnaud de Montebourg (FR) sont sur le ring lyrique suite à des propos faisant couler beaucoup d’encre.

taylorvsdemontebourg

Voici le combat qui a animé les médias cette semaine.  Février 2013, Maurice Taylor, le dirigeant de l’entreprise américaine Titan envoie une lettre polémique au ministre du redressement industriel Arnaud de Montebourg :

« J’ai visité cette usine plusieurs fois. Les salariés français touchent des salaires élevés mais ne travaillent que trois heures. Ils ont une heure pour leurs pauses et leur déjeuner, discutent pendant trois heures et travaillent trois heures. Je l’ai dit en face aux syndicalistes français. Ils m’ont répondu que c’était comme ça en France (…). »

« Vous pensez que nous sommes si stupides que ça ? »

source Les Echos

Les français sont vexés par ses durs propos généralisés à l’échelle d’une nation. C’est du pain béni pour les journaux, radios, TV. Tout le monde monte au créneau, même les plus grands média internationaux comme BBC World.

Débat sur BBC World dans l’émission World Have Your Say

Je pense que je n’ai pas besoin de vous présenter ce média mondialement connu. J’ai eu la chance (et aussi le stress le plus forte de ma vie) de m’y exprimer par deux fois sur cette radio devant 60 millions d’auditeurs en live pour les élections présidentielles de 2012. Autant vous dire que je n’ai jamais autant de pression et d’appréhension à gérer de toute ma vie ! Vous pouvez trouver les enregistrements audio sur cette page.

Pour cette troisième fois, on m’y a invité en tant qu’entrepreneur français pour donner mon point de vue sur cette actualité brulante. Vous pouvez écouter le podcast disponible pendant 7 jours ici : WHYS 60: Syria blasts / France and America at work Thu, 21 Feb 13. L’émission est en anglais. Vous pouvez télécharger l’enregistrement aussi en cliquant ici (notre débat débute à 16:20).

Défendre l’image de la France à l’étranger

D’habitude je ne prends pas position sur ce type de sujet polémique. Cependant il me semble important de défendre l’image de la France lorsque celle-ci est atteinte au niveau international. Nous avons déjà une mauvaise image et il serait absurde de contribuer à l’enlaidir :

– des grêveurs

– paresseux

– impolis

– râleurs …

Bref, même s’il y a une part de vrai (notamment pour le côté râleur), il me semble important de défendre le bon côté de notre pays. Lorsque je vois le bouillonnement entrepreneurial des jeunes et des moins jeunes, les recherches acharnées de solutions de financement (l'affacturage, le crowdfunding, les crédits…), la créativité et l'envie d'apporter des solutions à la société de bon nombre d'entre nous, je pense qu'il est important de le faire savoir au monde. C’est ce que j’ai essayé de faire sur BBC World.

Si nous ne travaillons que 3 heures par semaine, alors nous ne serions pas la troisième nation la plus productive au monde, mais la première et de très loin !

Mais nous pouvons voir que de nombreux français ne sont pas dans cet état d’esprit de solidarité… Voyez ceux qui encouragent Maurice Taylor à nous attaquer sur sa page facebook : https://www.facebook.com/Maurice.M.Taylor.Jr 

Et vous, que pensez-vous de cette polémique ?

Dirigeant : imaginez que vous avez votre jardin d’entreprise

Quel est le point commun entre Timberland, PespiCo et Google ? Ils ont tous leur « corporate garden » (jardin d’entreprise) sur le toit de leurs bâtiments. Pourquoi ? Les bénéfices sont très nombreux…

Imaginez que c’est un jour normal dans votre entreprise, celle que vous avez créée ou reprise. A votre habitude, vous saluez vos équipes avant d’entrer dans votre bureau et commencer votre journée. Vous vous asseyez dans votre fauteuil et allumez votre ordinateur. Une nouvelle longue journée s’annonce. Cela fait plusieurs semaines que les résultats sont pâles. Mais ce qui vous rassure c’est que vous n’êtes pas le seul dans cette situation sur la zone industrielle de votre société. En revanche, plus inquiétant, c’est la baisse de régime des collaborateurs. Il faudra faire une réunion avec les managers pour identifier les points à améliorer et repartir sur de meilleures bases. Vous organisez une réunion pendant laquelle  les cadres de vos équipes vous annoncent que :

  • les collaborateurs se plaignent de ne pas pouvoir manger à l’extérieur pendant l’été (car aucun aménagement n’a été prévu pour cela sur la zone industrielle)
  • certains « clans » existent au sein de l’entreprise. Certaines personnes de différents services n’hésitent pas à se mettre des batons dans les roues
  • il est de plus en plus difficile de recruter de nouveaux talents pour remplacer les départs liés au « turnover » des employés

Même si la crise est pour beaucoup à l’origine des baisses de performance de votre entreprise, ces trois problématiques internes n’aident pas.

Vous pouvez difficilement agir sur le contexte extérieur de votre entreprise (l’économie…). En revanche, il est possible de répondre aux enjeux internes identifiés pour remotiver les troupes, améliorer les synergies d’équipe et donc la productivité et l’efficacité de vos salariés, tout en attirant les nouveaux talents.

Mais comment ?

Vous réfléchissez aux différentes possibilités : coaching, consulting… Même si les résultats peuvent être significatifs, vous vous dites qu’un peu d’originalité et d’innovation pourrait avoir encore plus d’impact. Pour cela, plutôt que de réinventer la roue, vous faites un « benchmark » sur les bonnes pratiques d’Outre-Atlantique. Et c’est là que vous découvrez un concept qui peut à lui seul répondre à vos enjeux, et encore plus…

Les plus grandes sociétés américaines, les plus innovantes, ont décidé de se mettre au vert avec les « corporate gardens » (jardins d’entreprise). En somme, elles ont fait appel à une société spécialisée pour créer un potager sur le toit de leur entreprise. Les employés bénéficient d’une nouvelle activité ludique, de fruits et légumes de bonne qualité, et d’un endroit pour se reposer à l’extérieur ! Tout à fait ce dont vous avez besoin !

Mais à qui s’adresser ici en France pour ce nouveau concept de jardins d’entreprises ?

En tant qu’entrepreneur, vous vous intéressez à l’actualité entrepreneuriale en lisant le blog Pourquoi Entreprendre :-D. C’est alors que vous avez découvert cette entreprise lauréate du concours SFR Jeunes Talents Entrepreneurs nommée Le Champ des Possibles : c’est exactement ce que vous cherchez aujourd’hui !

Vous faites alors appel à eux pour votre jardin d’entreprise. Cela colle parfaitement avec le timing, car en ce début  d’automne, cela laisse le temps de préparer le jardin pour l’été de l’année suivante. C’est alors que vous entrez dans le processus de création de votre corporate garden, dont vos employés ont hâte de voir le résultat. Après plusieurs mois de travail en commun (avec les architectes, agriculteurs, experts, …), le jardin est enfin prêt et ouvre ses portes…

Votre entreprise avec votre jardin par Le Champs des Possibles

Cela fait un an que le jardin a été lancé. L’été est revenu et les employés ont pu de nouveau avoir leurs paniers de légumes bio à 5 euros par semaine (au lieu de 15 dans les AMAP classiques). D’ailleurs, aujourd’hui vendredi, c’est le jour où ils récupèrent leurs denrées. Vous avez même remarqué que certains se plaisent à travailler la terre avec les personnes en réinsertion qui entretiennent les récoltes. En écoutant quelques conversations dans les couloirs (enfin, en entendant sans écouter…) des salariés semblent très enthousiastes à l’idée de manger mieux, tout en profitant d’un peu de verdure lors des poses déjeuner. Cela vous rassure quant à votre choix d’il y a deux ans : au moins ça plait. Mais est-ce que cela a été bénéfique pour le business ?

Vos employés ont décidé de piqueniquer dans le jardin qu’ils ont baptisé « l’Ilet ». Vous avez profité de ce vendredi pour faire une petite réunion informelle avec les chefs d’équipes pour faire le point sur le management.

Vous souriez. L’ambiance n’est plus la même qu’il y a deux ans. Peut-être est-ce le retour du beau temps, mais en tout cas il existe une évolution certaine. Moins de crispations, plus de blagues, moins de stress. Normal en même temps, car la situation commerciale de l’entreprise continue de s’améliorer depuis 1 an. Les retours sont plus positifs :

  • les commerciaux sont plus persuasifs et ont réussis à décrocher plus de contrats depuis quelques semaines
  • l’équipe marketing a en parallèle pensé à une campagne de communication très créative qui n’augmentera le budget « communication » de moins d’un pourcent pour un impact potentiel très important
  • moins d’absentéisme lié aux congés maladie
  • moins de coups bas sont recensés entre les différents services
  • Meilleur recrutement

Pourquoi de tels changements ?

Pour l’inauguration de « l’Ilet », un évènement interne « interservice » a été créé. Le service commercial a pu faire un atelier « tomate » avec le service production : « du team building » qui a permis aux commerciaux d’avoir une meilleure communication avec ce service, de mieux comprendre les produits et donc de mieux les vendre. Les « marketeurs » quant à eux ont pu faire un atelier avec les designers, ce qui a pu libérer d’autant plus leur créativité. Et cela va sans dire que ces ateliers, qui ont lieu une fois tous les deux mois dans le jardin maintenant, ont permis non seulement aux équipes de développer certaines compétences transversales comme la créativité, tout en améliorant les relations entre les services. D’où la meilleur performance interne. Et vos employés sont fiers de travailler dans une société qui se préoccupe du bien-être d’autrui (le leur et celui des personnes en réinsertions qui travaillent dans le jardin).

Un film a été réalisé par Le Champ des Possibles sur cette aventure de « l’Ilet » : et cela plait aux futures recrues ! Meme si la zone industrielle n’est pas très « sexy », ils sont séduits à l’idée de pouvoir profiter d’un panier bio pas cher et d’un espace de détente agréable dans une entreprise qui est préoccupée par le bien-être de ses salariés et par la réinsertion professionnelle de personnes en difficultés.

Enfin, les médias commencent à parler de vous en tant que pionier : l’industrie qui se met au vert tout en récompensant ses salariés et en encourageant l’insertion professionnelle. La semaine dernière vous reveniez d’une émission diffusée sur France 3 à ce sujet. Bien entendu, cela a été très bénéfique pour votre image et pour vos affaires, d’autant plus que vous êtes le seul parmi vos concurrent à le faire…

 

 

Avez-vous envie de vivre cette formidable expérience ?

Aimeriez-vous faire partie de ces dirigeants pioniers pour le bien-être de votre entreprise et dans votre entreprise ?

Si c’est le cas, vous pouvez me contacter pour voir comment travailler avec Le Champ des Possibles et avoir votre jardin d’entreprise.