Organiser efficacement son espace de télétravail

Le confinement lié au Covid19 (coronavirus) a poussé un grand nombre de travailleurs à faire du télétravail. Mais comment faire si cela n’est pas naturel pour soi ? Comment faire pour travailler à distance (de chez soi) tout en restant productif et efficace ?

L’objectif de cet article est de vous présenter comment j’ai réussi à m’organiser dans ces conditions.

L’organisation : clé de voûte de l’efficacité pour télétravailler

Le 19 mars 2019, j’ai pu animer un webinaire sur le thème « 💡Comment les soft skills nous aident à mieux travailler de chez soi ? » durant lequel j’ai partagé mes différentes astuces issues de plus de 10 ans d’expérience en télétravail.

Vous pouvez retrouver ci-dessous la vidéo que j’ai réalisée ainsi que la synthèse visuelle en carte mentale :

 

Comme vous le remarquez, la compétence « organisation » passe en premier selon moi. C’est une priorité.

Si vous n’avez pas réussi à vous créer un environnement propice à votre concentration et à votre attitude professionnelle, il sera très difficile pour vous de travailler sur vos émotions, votre mental et votre capacité d’adaptation.

Comment une bonne organisation de mon espace de travail me permet d’être plus efficace dans mon quotidien professionnel ?

 

Mon espace a une influence sur beaucoup d’éléments de ma productivité :

  • Ma concentration
  • Mon enthousiasme
  • Ma vitesse d’exécution
  • Mon niveau d’énergie globale

Si je travaille dans un espace bruyant, mal rangé, avec un mauvais « feng shui » comme on pourrait le dire, alors je n’arrive pas à me concentrer, je suis de mauvaise humeur et du coup difficile d’être productif.

En revanche, si tous les ingrédients sont au rendez-vous, alors ce sera simple pour moi d’avoir la bonne énergie, l’attention et l’endurance nécessaire pour produire du travail de qualité avec rapidité.

Pour ma concentration, c’est important que j’arrive à m’isoler dans un environnement calme, sans pollution sonore ou visuelle. C’est pour cette raison que nous nous sommes organisés de telle manière qu’un jour sur deux c’est ma femme qui utilise le bureau, et moi le salon, et vice-versa.

Mais afin de casser la routine et d’entretenir un bon niveau d’enthousiasme, je me suis assuré également de changer mon espace avec :

  • Le bureau en mode « classique », avec un bureau, une chaise de bureau, deux écrans etc.
  • Un bureau debout dans le salon, pour pouvoir changer mes habitudes et avoir une expérience de travail totalement différente.

Dans les deux cas de figure, j’ai une concentration optimale et de l’enthousiasme, me permettant d’être rapide et énergique.

Point important qui me permet d’être plus rapide également : le deuxième écran. Que ce soit dans notre bureau ou dans le salon, nous arrivons toujours à avoir deux écrans (celui de notre ordinateur portable et un écran supplémentaire).

Tout cela me permet de gérer mon espace de travail de manière efficace, tout en intégrant les besoins des autres personnes qui vivent avec moi.

Quels sont les outils que j’utilise pour booster ma productivité ?

Au-delà de cet aspect d’organisation de mon espace de travail, j’utilise plusieurs outils digitaux m’aidant à booster ma productivité avec :

  • Microsoft Teams pour travailler avec mon équipe à distance (nous permettant d’intégrer les documents et l’espace de discussion au même endroit)
  • Zoom pour les réunions à distance (permettant également d’enregistrer nos appels pour des sessions de rattrapage pour les personnes absentes)
  • To Do par Microsoft (pour gérer mes listes de taches individuelles et collectives)
  • Google Calendar pour les rendez-vous internes et externes (que je combine avec Doodle pour choisir des créneaux en commun, et avec Calendly pour de la prise de rendez-vous automatisée)
  • Le Mind Mapping pour faire des synthèses visuelles, efficaces et mémorables (que je fais à la main ou avec le logiciel iMindMap).

C’est donc l’alliance entre le monde « physique » et le monde « digital » que j’arrive à rester efficace dans ma manière de travailler à distance.

Maintenant une grande question se pose : comment bien m’équiper alors que nous sommes en période de confinement et que la plupart des magasins spécialisés sont fermés ?

La réponse : les prestataires en ligne qui peuvent livrer votre mobilier de bureau directement chez vous.

Un fournisseur qui pourrait vous aider : Maxiburo

Il existe plusieurs options que vous pouvez choisir, mais pour cet article j’ai décidé de vous présenter Maxiburo, entreprise française, qui a la particularité d’être présent sur le marché depuis 20 ans maintenant.

Maxiburo est un site proposant du matériel de bureau livré rapidement. D’après ce que j’ai pu voir, les tarifs sont intéressants avec un site bien ergonomique et élu meilleur site e-commerce BtoB de l’année 2019 par ses clients et de nouveau récompensé en 2020.

Vous pourrez en visitant ce site, avoir des inspirations pour bien aménager chez vous et y mettre des « ingrédients » de productivité professionnelle.

 

Quel est votre plan d’action pour faire de chez vous un espace de productivité professionnelle ?

Je vous invite maintenant à réfléchir comment vous allez pouvoir créer les conditions optimales chez vous pour être concentré, enthousiaste, et rapide. Allez-vous opter pour un nouveau mobilier de bureau ? De nouveaux outils de travail ? De nouvelles méthodes de travail peut-être ?

N’hésitez pas à échanger avec moi sur les réseaux sociaux (notamment LinkedIn ou Facebook) si vous voulez avoir mes retours d’expérience sur le sujet !

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