Le lieu de votre évènement fait partie des ingrédients qui vont conditionner le succès ou l’échec de votre projet de formation
L’expérience de l’organisation dévènements et de séminaires depuis ces dernières années (Championnat de France de Lecture Rapide et de Mind Mapping, Congrès de la Mémoire, séminaire des Coachs Apprendre à Apprendre, etc.) m’a bien fait réaliser l’importance majeure d’un bon lieu de réception pour vos participants.
Vous pouvez avoir le meilleur intervenant du monde, un sujet génial, mais si votre lieu est terrible, l’expérience le sera tout autant… D’où l’importance de bien se renseigner à ce sujet.
Comment faire pour s’assurer d’avoir un bon lieu pour son évènement ? Je vais vous partager mes astuces en la matière.
Organiser un évènement quand on n’est pas sur place : exemple Bordeaux
Je vis à Londres, mais j’interviens très souvent en France et à l’étranger. Par conséquent, cela m’arrive régulièrement de devoir trouver une salle dans une ville que je ne connais pas du tout (comme Bordeaux par exemple). Je prends l’exemple de cette vielle car j’ai plusieurs membres de mon équipe de coachs en apprentissage efficace qui y sont et il se peut que j’organise quelque chose dans cette ville prochainement.
Si je veux organiser un évènement sur les Soft Skills, un sujet qui touche à la carrière et l’efficacité professionnelle, je vais tout d’abord chercher des salles qui accueillent des évènements de ce type. En effet, j’ai déjà organisé un séminaire dans un ancien couvent… cela ne s’est pas super bien passé.
Donc premier réflexe à adopter : chercher des salles qui accueillent principalement des évènements de votre type. Et comme je ne suis pas sur place, je cherche sur internet (par exemple pour Bordeaux, pour trouver des suggestions de salle, cliquez ici).
Avoir des photos ou une vidéo de quelqu’un sur place
Si vous avez l’opportunité de demander à quelqu’un d’aller sur place pour filmer avec son smartphone une vidéo, c’est la solution idéale pour valider un lieu quand vous n’êtes pas sur place ! Et si vous ne connaissez personne, oser demander à votre interlocuteur qui se charge de la location de la salle. Cela vous permettra de :
- mieux vous visualiser et vous projeter dans votre évènement
- de poser des questions logistiques avant d’arriver sur place
- de donner un avant goût à vos participants
Et si la vidéo n’est pas possible, alors prendre des photos sous différents angles aidera quand même (même si ce sera beaucoup moins puissant que la vidéo).
Regardez les commentaires liés à l’espace de location de la salle
Comme pour la sélection d’un restaurant, je me construis souvent mon avis à partir des commentaires existants sur un lieu de location. Même si cela ne fait pas tout dans ma décision, ces informations m’aident dans mon choix (notamment pour les retours qui reviennent régulièrement, cela confirme généralement une tendance).
Donc adoptez ce réflexe vous aussi pour avoir le faisceau d’informations le plus dense et complet possible avant de prendre une décision finale !
