Fini la boîte mail surchargée avec Cisco Spark

Comme je vous en parlais dans mon précédent article sur Toshiba Pack Pro Connect, cette solution intègre également un puissant outil de travail collaboratif : Cisco Spark.
Vous découvrirez comment il vous permet de limiter les échanges d’emails, de prendre des notes visuelles collectivement et de faire des réunions virtuelles en direct.

La charge mentale d’une boîte mail surchargée

D’habitude, ma boîte mail est plutôt légère avec un maximum de 10 messages non lus par jour. Le fait de m’être désinscrit de toutes les newsletters d’auparavant et d’avoir mis en place un processus de gestion des emails assez efficace, j’étais assez content de moi.

Cependant, avec une activité de plus en plus dynamique et une équipe grandissante, j’ai eu de plus en plus de mal à tenir le rythme jusqu’à totalement perdre pieds… En trois mois, je suis passé de 15 mails non traités à plus de 300, tout en essayant de les traiter.

Au delà de perdre en réactivité vis-à-vis de mes interlocuteurs (et donc de générer une certaine frustration), j’ai également eu un vrai problème de stress à gérer avec :

  • le sentiment d’être totalement sous l’eau,
  • l’impression de ne plus avoir le contrôle des évènements,
  • la culpabilité de ne pas pouvoir répondre à mes interlocuteurs dans les temps,
  • les erreurs de plus en plus courantes car je me précipitais pour être le plus réactif possible.

Bref, au delà de la boîte mail surchargée, j’ai eu un vrai problème de charge mentale également.

Il fallait trouver une solution.

Une solution tout en un

En recherchant des solutions, j’ai pu découvrir des outils de travail collaboratif permettant d’échanger de manière organisée via une plateforme, sans passer par les emails. La solution Cisco Spark fait partie de ces outils.

Cette solution permet en effet de créer des fils de discussion structurés avec son équipe tout en partageant des fichiers lourds (ce qui n’est pas possible avec les emails par exemple).

Tout est inclus dans la solution, ce qui évite la démultiplication des outils et facilite le travail avec mon équipe de coachs. Cela nous fait gagner un temps fou à tous, car les informations sont faciles à trouver !

En plus de pouvoir échanger de manière asynchrone (via le chat par exemple), Cisco Spark propose une solution de discussion synchrone (en direct) via visio-conférence avec la possibilité de prendre des notes visuelles de manière collective. C’est vraiment génial car on a l’impression de travailler ensemble comme si nous étions tous dans une vraie salle de réunion.

Tous les éléments d’une room sont concentrés au même endroit (les échanges, les visioconférences et les partages de fichiers). Qu’est ce qu’une room ? C’est un espace d’échanges que vous créez dans lequel vous pouvez inviter des collaborateurs (par exemple l’équipe impliquée dans un projet en particulier), partager des documents, effectuer des visioconférences, etc. C’est un espace de travail collaboratif. Vous pouvez par exemple créer une room par projet.

Un vrai bureau virtuel

Comme nous travaillons en mode « défi » (ou en mode projet) avec mon équipe de coachs à La-Semaine.com, le fait de pouvoir créer une room par défi est vraiment pratique. Plus besoin d’aller fouiller dans l’historique des emails pour retrouver une information, tout est sur l’outil de travail collaboratif.

J’ai vraiment le sentiment d’avoir un open space et des salles de réunion pour mon équipe avec cette solution. Cela est important pour moi car je travaille principalement à distance, avec une équipe présente dans toute la France et dans 5 autres pays.

 

Le Toshiba Pack Pro Connect avec Cisco Spark et une protection forte

Comme vous avez pu le découvrir dans mon dernier Facebook Live et dans mon dernier article, Toshiba Pack Pro Connect propose une solution tout en un incluant Cisco Spark et Microsoft Office.

Cette solution proposée par Toshiba inclue également un puissant antivirus, l’Advanced Malware Protection (AMP) qui assure la protection de votre PC contre les attaques les plus sophistiquées. Il prévient les intrusions, bloque les programmes malveillants, détecte les menaces, afin de le confiner et de les éliminer. Cette solution pointue est désormais accessible et adaptée aux PME.

C’est un sujet auquel nous ne pensons pas forcément tant que le problème ne nous est pas encore arrivé. Mais mieux vaut prévenir que guérir surtout lorsque l’on voit des cas de plus en plus réguliers ne touchant pas uniquement les grandes entreprises, mais aussi les TPE et PME.

 

Je voulais partager avec vous cette solution car elle me semble apporter une vraie valeur ajoutée pour les entrepreneurs qui se déplacent souvent et qui travaillent en équipe. Et cela n’est pas exclusif aux PME avec des employés, même les entrepreneurs solo collaborant avec d’autres entreprises ou d’autres entrepreneurs en mode projet y trouveront une vraie valeur ajoutée !

AUTEUR

Jérôme HOARAU

Fondateur de Pourquoi-Entreprendre.fr, co-fondateur de La-Semaine.com et de creapreZent.fr, coach et conférencier en soft skills. Je suis l'auteur de plusieurs ouvrages dans le domaine de l'efficacité professionnelle et du leadership que vous pouvez retrouver ici : Livres Efficacité Professionnelle et Leadership.

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